Kierownik biura: kim on jest i czym się zajmuje?

W nowoczesnym biznesie żadna firma z biurem nie może obejść się bez pracy kierownika biura. Stanowisko to obejmuje administrowanie i zarządzanie przepływem pracy biurowej organizacji.

Zasadniczo kierownik biura to to informacyjne i wiodące łącze, w którym wszystkie momenty pracy firmy zbiegają się i są rozwiązywane. Współdziała między kierownikiem a podwładnymi, informuje zwykłych pracowników o podpisanych przez kierownika dokumentach, współdziała z klientami firmy, monitoruje korespondencję, monitoruje działalność firmy i zapewnia kancelarii biura, realizuje bezpośrednie polecenia dyrektora i jego zastępców .

Kierownik biura to pracownik, który zapewnia całemu biuru pełnoprawny przepływ pracy. Opis zawodu pomoże Ci lepiej zrozumieć istotę pracy.

Według klasyfikatora zawodów robotniczych i stanowisk pracowników zawód kierownika biura i jego obowiązki znacznie odbiegają od zawodu sekretarki. Office manager to przede wszystkim organizator przestrzeni biurowej firmy, manager i administrator w jednej osobie. Zawód sekretarza oznacza jego podporządkowanie konkretnej osobie (dyrektorowi, wicedyrektorowi, najwyższemu kierownictwu) i prowadzenie tylko jego spraw.

Kierownik biura kontroluje całą bieżącą pracę biura, głównie papierkową robotę. Monitory bez przerw praca sprzętu biurowego, zapewnia pracownikom firmy materiały piśmiennez czasem zwracają uwagę pracowników na rozkazy, rozkazy i obwieszczenia w urzędzie wydawane przez kierownika, przyjmuje połączenia przychodzącew razie potrzeby prowadzi kalendarz spotkań i wyjazdów dyrektora. W takim przypadku wakat nazywany jest „kierownikiem biura z funkcjami sekretarskimi”.

Ponieważ praca kierownika biura obejmuje czynności organizacyjne, informacyjne i administracyjne, jego obowiązki zawodowe obejmują określone zadania funkcjonalne. Na tym właśnie polega zatrudnienie i istota działania kierownika biura, który musi:

• przygotować pracę biurową na nowy dzień roboczy: sprawdzić działanie telefonów, komputerów i sprzętu biurowego, dostępność materiałów eksploatacyjnych (papier, ponownie napełnione wkłady do drukarek);
• kontrolować, utrzymywać czystość w pomieszczeniach biurowych, zgodność z normami sanitarnymi (pełne oświetlenie, wentylacja, warunki temperaturowe w pomieszczeniach), sprawdź działanie systemów dzielonych;
• terminowe zamawianie materiałów piśmiennych i zapewnić im pracowników biurowych na czas;
• zamów wodę pitną, detergenty, papier toaletowy, serwetki;
• kontrolować bieżący obieg dokumentów: przygotować niezbędne dokumenty, sprawozdawczość, materiały robocze niezbędne do pełnoprawnej pracy biura, rozwiązać inne momenty pracy i zadania;
• monitorować na co dzień pracę kierowcy i kuriera;
• zgodnie z instrukcjami kierownika, kierownik biura odpowiada za podział obowiązków wśród pracowników, wyznacza im zadania, zwraca ich uwagę na niezbędne informacje robocze, określa poziom ich odpowiedzialności, analizuje skuteczność wyniku;
• obliczyć i oszacować miesięczne koszty finansowe w celu utrzymania biura monitorować jego realizację;
• prowadzić kartę czasu pracy, liczba dni i godzin przepracowanych przez każdego pracownika w ciągu miesiąca kalendarzowego, terminowo przekaż grafik do działu księgowości w celu rozliczenia płac;
• monitorować przestrzeganie dyscypliny pracy: o spóźnieniu, wczesnym kończeniu pracy, nieobecności pracowników, powiadomić kierownictwo firmy, prowadzić ewidencję naruszeń i nieprzestrzegania dress code'u;
• organizować spotkania, zarejestrować się i pomóc odwiedzającym w rozwiązywaniu ich pytań.

Do głównych kompetencji kierownika biura należy przygotowanie i prowadzenie negocjacji, spotkań, spotkań:

• musi przeprowadzić przygotowanie wszystkich niezbędnych materiałów, zapewnić obecność wszystkich zainteresowanych na wydarzeniach, prowadzić protokół ze spotkania;
• prowadzić korespondencję z klientami i partnerami firmy, wysyłać materiały;
• praca z korespondencją przychodzącą i wychodzącą z urzędu, zarejestruj go, zaangażuj się w wysyłkę;
• udzielać pomocy i pomocy pracownikom w rozwiązywaniu konfliktów i sytuacji spornych;
• koordynować pracę biurową na koniec dnia roboczego sprawdź sprzęt biurowy, oświetlenie, systemy split, klimatyzatory pod kątem ich odłączenia od zasilania;
• w niektórych przypadkach kierownik biura odpowiada za znalezienie i zatrudnienie nowych pracowników (umieszcza informacje o niezbędnych wakatach na specjalnych stronach, przegląda CV, dokonuje wstępnej selekcji kandydatów, przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną);
• informuje potencjalnych klientów pisemnie lub telefonicznie na koszt towarów i usług zgodnie z cennikiem;
• doradza w zakresie lokalizacji oddziałów firmy, ich funkcje;
• utrzymuje bazę klientów przedsiębiorstwa;
• wykonuje obowiązki związane z utrzymaniem serwisu, zamieszczanie ogłoszeń o towarach i usługach, zamawia pamiątki, druk, dystrybuuje materiały informacyjne.

Aby zostać kierownikiem biura, kandydat musi posiadać kluczowe umiejętności wymagane do wykonywania pracy, a także pewne cechy osobiste i zawodowe.

Osobiste cechy osoby to biologiczne i społeczne składniki, które składają się na jego osobowość. Składniki biologiczne człowiek otrzymuje od natury, swoich rodziców i przodków w postaci pewnego zestawu genów. Komponent społeczny - to środowisko społeczne, w którym człowiek dorastał i wychowywał się.

Oba te komponenty kształtują charakter i osobowość, nadając jednostce pewne cechy, zarówno dobre, jak i negatywne. Łącząc wszystkie cechy osobowości człowieka, można uzyskać obiektywny, rzetelny portret psychologiczny.

Do pozytywnych cech osobowości zaliczamy takie cechy charakteru jak:

• uczciwość;
• wytrwałość w osiąganiu wyznaczonego celu;
• uwaga;
• samodyscyplina;
• odpowiedzialność i organizacja;
• ciężka praca, wytrwałość;
• wewnętrzna szlachetność;
• obiektywność;
• towarzyskość, uprzejmość, przyjazny stosunek do ludzi;
• opanowanie, poświęcenie, uważność, punktualność;
• brak konfliktów, umiejętność rozwiązywania kontrowersyjnych sytuacji między pracownikami, optymizm i pozytywność we wszystkim;
• szybkość, spryt, uczynność;
• aktywność, ambicja.

Za każdą z tych cech osobowości kryje się psychologiczne i emocjonalne wychowanie osoby, jej dziedziczność, środowisko społeczne, w którym dorastał.

Negatywne cechy osobowości obejmują:

• brak zgromadzenia, nieuwaga;
• depresyjne spojrzenie na życie, brak optymizmu;
• niezdolność do terminowego zbierania myśli i konsekwentnego rozwiązywania przydzielonych zadań;
• agresywny charakter;
• skłonność do plotek i intryg.

Cechy biznesowe osoby to jego zdolność do wykonywania określonych zadań i funkcji związanych z pracą.

Na podstawie cech biznesowych można ocenić, jak skutecznie kandydat będzie w stanie zorganizować swój proces pracy, jak dobrze wykona powierzone mu obowiązki służbowe. Aby skutecznie zarządzać urzędem, kandydat musi posiadać oprócz wiedzy i umiejętności pewne cechy biznesowe, do których należą:

• wykształcenie, poziom umiejętności;
• doświadczenie zawodowe;
• szybkie uczenie się, adaptacja w nowych warunkach;
• wymaganie wobec siebie i innych;
• umiejętność pracy w środowisku wielozadaniowym, jednoczesne rozwiązywanie kilku problemów na raz;
• myślenie analityczne, umiejętność myślenia elastycznego i nieszablonowego, wyciągania poprawnych wniosków, uogólniania;
• Przedsiębiorczość;
• umiejętności kierownicze;
• chęć do pracy w godzinach nadliczbowych;
• umiejętności oratorskie, dyplomatyczne i perswazyjne;
• umiejętności komunikacji biznesowej.

Profesjonalne cechy danej osoby są kombinacją cech osobistych i biznesowych oraz wszystkich umiejętności, które nabył w trakcie swojej kariery. W swojej działalności zawodowej kierownik biura musi:

• mieć pewną wiedzę, umiejętności i zdolności w terenie zarządzanie biurem;
• zawodowo zastosować swoją wiedzę i umiejętności w praktyce;
• umieć pracować z dokumentami, znać zasady organizacji obiegu dokumentów, zasady tworzenia archiwum;
• bądź pewnym siebie użytkownikiem komputera i inny sprzęt biurowy;
• dokładnie poznać proces workflow, pracować z pocztą przychodzącą i wychodzącą, znać zasady jej rejestracji, wnosić na czas uchwały kierownika do działów strukturalnych, monitorować terminy realizacji dokumentów podpisanych przez pracowników firmy, wysyłać korespondencję wychodzącą pocztą lub kurierem;
• posiadać umiejętności zarządzania administracyjnego;
• być w stanie szybko pisać, znać zasady i reguły sporządzania określonych dokumentów (rozkazy, rozkazy, instrukcje, dekrety);
• niezwłocznie pozbądź się przydatnej wiedzy (kontakty służb ratowniczych, elektryka, hydraulika, dostawa obiadów);
• znać języki obce (nie zawsze), choć w niektórych firmach znajomość określonego języka obcego jest głównym warunkiem kandydata i w tym przypadku kierownik biura musi biegle mówić, czytać i pisać w języku obcym;
• potrafić kompetentnie mówić i pisać, wyrażaj swoje myśli dobrym językiem literackim;
• własny umiejętności etykiety biznesowej.

Żadna uczelnia nie uczy zawodu kierownika biura. Możesz odbyć szkolenie i otrzymać dyplom lub zaświadczenie o odbyciu szkolenia zawodowego w budżetowych lub prywatnych ośrodkach szkoleniowych, uczelniach.

W dużych firmach z reguły chcą widzieć specjalistę na tym stanowisku tylko z wyższym wykształceniem, małe przedsiębiorstwa mogą zatrudnić na to stanowisko pracownika z wykształceniem średnim lub specjalistycznym.

Najważniejszą rzeczą, na którą zwraca uwagę każdy pracodawca, jest doświadczenie w pracy na tym stanowisku, poziom obsługi komputera, znajomość sprzętu biurowego i umiejętność pracy na nim, znajomość podstaw pracy biurowej i archiwizacji, Znajomość języków obcych.

Aby poprawnie napisać CV i uzyskać upragnioną pozycję, potrzebujesz szczegółowo, ale uczciwie podaj wszystkie informacje o sobie: cechy osobiste, zawodowe, biznesowe, doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku, poziom wykształcenia.

Wysokość oczekiwanych zarobków wyjaśni pracodawcy, co może zaoferować i o co kandydat się ubiega.

Nie podawaj nieprawdziwych informacji o stażu pracy, wykształceniu - wszystko to można łatwo sprawdzić, w takim przypadku wakat dla kandydata stanie się niedostępny, po prostu odmówi.

Posiadanie zdjęcia to pozytywny moment dla kandydata, pracodawca musi wiedzieć, czyje CV jest rozpatrywane. Kierownik biura jest twarzą firmy, a pracodawcy nie jest obojętne, kto będzie ją reprezentował.

Pamiętaj, aby wskazać poziom swojego wykształcenia, często pracodawca na to stanowisko trwa specjalista z wyższym wykształceniem ekonomicznym, prawnym, psychologicznym lub filologicznym.

Takie informacje przydadzą się pracodawcy.

Pisząc CV, trzymaj się jego struktury:

• informacje osobiste - imię i nazwisko, wiek, kontakty;
• osobisty - sekcja jest uważana za opcjonalną, ale lepiej ją wypełnić;
• podstawowe umiejętności i zdolności - wskazać, jakie programy biurowe posiadasz, wymienić wszystkie kursy doszkalające, seminaria, szkolenia, inne dodatkowe szkolenia, które ukończyłeś;
• doświadczenie zawodowe - wymień wszystkie swoje praktyki, staże, zrealizowane projekty, programy wolontariatu, w porządku chronologicznym, wskaż przedsiębiorstwa, w których pracowałeś wcześniej, kształcenie i szkolenia (odzwierciedlają wszystkie programy edukacyjne i kierunki, które ukończyłeś);
• rekomendacje - w tej sekcji podaj nazwiska i kontakty osób, które mogą polecić Cię nowemu pracodawcy i pozytywnie o Tobie wystawić.

Jeśli osoba poszukująca pracy bez doświadczenia zawodowego ubiega się o stanowisko kierownika biura, lepiej w ogóle nie umieszczać tej sekcji w CV. Nie ma potrzeby pokazywać pracodawcy braku wiedzy i umiejętności. W takim przypadku lepiej opisać swoje cechy osobiste i biznesowe, jakie wykształcenie posiadasz podstawowe i dodatkowe (seminaria, szkolenia).

Jako doświadczenie zawodowe możesz wskazać praktykę przemysłową, staż przeddyplomowy, umiejętności w organizacji konkretnych wydarzeń, udział w olimpiadach, konferencjach, konkursach oraz wszelkiego rodzaju testach. Jeśli masz jakieś osiągnięcia i sukcesy bezpośrednio związane z przyszłą pracą, koniecznie podaj te informacje w swoim CV.