Etapy komunikacji biznesowej

Umiejętności komunikacyjne są jednym z najważniejszych warunków skutecznej komunikacji między ludźmi, wymiany informacji i osiągnięcia pożądanego rezultatu. Etykieta biznesowa zaczęła obowiązywać od czasu pojawienia się relacji rynkowych. Wiele kultur nadaje mu odrębną niszę w stosunkach między ludźmi, podnosząc ich do rangi ceremonii. A to przynosi owoce, bo etykieta biznesowa pomaga nawiązać kontakt z partnerem, a sukces przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od zachowania ludzi podczas spotkania biznesowego.

W przeciwieństwie do zwykłej komunikacji na co dzień, komunikacja biznesowa ma swoje jasne zasady i ma na celu osiągnięcie określonego celu poprzez porozumienie i wypełnienie zobowiązań. Otoczenie biznesowe pozwala na nawiązanie nowych przydatnych kontaktów, od których zależy powodzenie podejmowanego biznesu. Ale nie zawsze przyszli partnerzy potrafią sympatyzować ze sobą i znaleźć wspólną płaszczyznę.

Kontakt biznesowy ma na celu uzyskanie zysku. Przy wszystkich innych rzeczach równych wygrywa ten, kto posiada wiedzę i zasady etykiety biznesowej. Łatwo jest brać przykład z interakcji dwóch biznesmenów, z których jeden łatwo i naturalnie prowadzi rozmówcę do potrzebnych mu wniosków, a drugi nie ma ani umiejętności komunikacji biznesowej, ani oratorstwa i jest zmuszony ciągle tracić zyskowne okazje biznesowe ponownie.

Tak więc komunikacja biznesowa to system umiejętności, który obejmuje cały szereg zachowań komunikacyjnych:

• kultura komunikacji (przyjęta w danym kraju);
• kaplica;
• etyka biznesu (zasady i przepisy);
• psychologia relacji;
• logika konstruowania mowy (ustnej i pisemnej);
• obraz;
• barwa głosu i intonacja.

We współczesnym świecie komunikacja biznesowa jest prezentowana w kilku formach jednocześnie:

• Rozmowa biznesowa To ustna lub wirtualna komunikacja między współpracownikami lub partnerami, mająca na celu omówienie problemów biznesowych. Najczęściej rozmowa odbywa się między uczestnikami tej samej sfery biznesowej, którzy rozumieją specyfikę tego dialogu, potrafią prowadzić rozmowę na wąski temat zawodowy.
• Spotkanie biznesowe - jasno ukierunkowaną dyskusję, do której zadań należy rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych, analizowanie dostępnych dla uczestników informacji, budowanie linii dalszego postępowania, podejmowanie i uzasadnianie decyzji.

• Korespondencja biznesowa - jest to oficjalna komunikacja za pośrednictwem listu biznesowego, z wyłączeniem jakichkolwiek przejawów znajomości lub slangu. Pismo biznesowe to dokument zawierający oficjalne przesłanie i sporządzony zgodnie z wszelkimi standardami korespondencji biznesowej. Co do zasady, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, formularz biznesowy jest wyposażony w logo, dane adresowe firmy lub instytucji. Ponadto listy biznesowe mają określony znacznik na stronie.
• Publiczne przemówienie - interakcja między mówcą a publicznością. Ten rodzaj komunikacji biznesowej jest trudny i wymaga umiejętności wystąpień publicznych. Mówca powinien być jak najbardziej kompetentny w wypowiadanym pytaniu i posiadać umiejętności oratoryjne, aby zainteresować i przekonać słuchaczy. Ze względu na rodzaj prezentacji materiału przemówienie publiczne może mieć charakter informacyjny (raport), zachęcający (pobudzenie), przekonujący (przemówienie uroczyste).

Zrozumienie specyfiki i znaczenia komunikacji biznesowej prowadzi do wniosku, że można i należy się jej nauczyć.

Przestrzeganie zasad etykiety biznesowej jest niezbędne do skutecznego budowania relacji biznesowych pomiędzy partnerami biznesowymi, współpracownikami, dyplomatami z różnych krajów. Kultura i zachowanie w biznesie mogą się od siebie uderzająco różnić, ale istnieją ogólnie przyjęte normy zachowania, których musi przestrzegać każda szanująca się osoba, niezależnie od przynależności do określonego społeczeństwa.

• Punktualność. W środowisku biznesowym ważne jest powiedzenie „Czas to pieniądz”, dlatego spóźnianie się na spotkania i zmuszanie rozmówcy do czekania jest szczytem nieetyki.
• Obowiązek. Wypełnianie założonych obowiązków to podstawa dobrej reputacji, bez której udana interakcja w środowisku biznesowym jest niemożliwa.
• Poufność. Możliwość zachowania poufnych danych, zachowania tajemnicy korporacyjnej jest jednym z warunków wzajemnego zaufania i pełnej współpracy.
• Pełna szacunku postawa... Szacunek dla rozmówcy, umiejętność słuchania, przesiąkania tym, co zostało powiedziane, uzdalnia do siebie, otwiera szerokie możliwości nawiązania kontaktu. Ta umiejętność przydaje się również podczas interakcji z pracownikami i podwładnymi.

• Samoocena. Jeśli chodzi o postrzeganie siebie w procesie komunikacji, trzeba umieć znaleźć „złoty środek”. Spokojnie odpowiadaj na krytykę czy rady, ale też nie dając się manipulować, aby móc z godnością stłumić próby nacisku, przywrócić rozmowę na właściwy tor.
• Kaplica. Umiejętność jasnego wyrażania swoich myśli, przekazywania znaczenia wypowiedzi rozmówcy, bez zapychania zwrotów nieodpowiednimi słowami i bez odrywania myśli od tematu rozmowy. Ta umiejętność nie jest dana każdemu z natury, dlatego konieczne jest poświęcenie czasu na sztukę wystąpień publicznych w swoim treningu.
• Alfabetyzacja. Jasność mowy zależy w dużej mierze od umiejętności czytania i pisania, a umiejętność pisania bez błędów jest koniecznością w środowisku biznesowym.
• Wygląd zewnętrzny. We współczesnym świecie istnieje już ustalony dress code (clothing code), który zakłada pewną formę ubioru na wizytę w miejscu pracy, na imprezach, w organizacjach czy instytucjach. Zazwyczaj są to garnitury biznesowe dla kobiet i mężczyzn, standardowy zestaw biżuterii i akcesoriów. W przypadku pierwszej wizyty w nieznanej organizacji lub wydarzeniu należy wcześniej dowiedzieć się o przyjętym dress code.

W strukturze komunikacji biznesowej można wyróżnić cztery etapy, których kolejność pozwoli osiągnąć maksymalny efekt w negocjacjach.

Tutaj pierwsze wrażenie ma pierwszorzędne znaczenie. Przygotowując się do spotkania z rozmówcą, przyda się wcześniejsza praca z informacjami: kręgiem zainteresowań rozmówcy, środowiskiem i specyfiką jego kultury, zasadami i tradycjami, które są ważne dla rozmówcy. Dzięki temu poczujesz się pewniej i szanujesz cechy osobowości swojego partnera.

Prawidłowo skonstruowane pierwsze frazy są kluczem do sukcesu dalszej komunikacji. Musisz zacząć od zwrócenia na siebie uwagi i usposobienia przeciwnika. Pomoże to w zwykłej ludzkiej życzliwości, uprzejmości, przejawowi uprzejmego zainteresowania osobą rozmówcy, wymowie jego imienia.

W trakcie omawiania zadań konieczne jest zestrojenie się z rozmówcą na tej samej „fali”. Efekt ten można osiągnąć uważnie obserwując stan emocjonalny partnera lub ogólną atmosferę emocjonalną w grupie, gdy dochodzi do negocjacji z publicznością.

Znajomość trzech głównych kanałów percepcji pomoże ci dostroić się do rozmówcy: wzroku, słuchu i kinestetyki (obejmuje to dotyk, węch, pozycję ciała, gesty i mimikę).

Bezpośrednia koncentracja na temacie spotkania, omówienie problemów i zadań. Celem tego etapu jest osiągnięcie porozumienia najbardziej satysfakcjonującego dla obu stron.

W trzecim etapie stosuje się kilka faz, z których istotą kontaktu jest:

• identyfikacja motywów i celów rozmówcy;
• utrzymywanie uwagi: ważne jest, aby zobaczyć główny wątek rozmowy, bez odwracania uwagi lub przeskakiwania z tematu na temat;
• argumentacja i perswazja: stosowane w przypadku różnic zdań;
• ustalenie wyniku jest momentem krytycznym w rozmowie, kiedy konieczne jest dokończenie komunikacji na dany temat, niezależnie od wyników, to wewnętrzne odczucie przychodzi z doświadczeniem i zależy od obserwacji, umiejętności wyraźnego uchwycenia najdrobniejszych zmian w tle emocjonalnym rozmówcy.

Ogólne wrażenie spotkania kształtuje się na ostatnim etapie komunikacji biznesowej i jest najżywsze utrwalane w pamięci. Dlatego umiejętność prawidłowego zakończenia rozmowy może być czynnikiem decydującym o dalszej współpracy.

Aby dowiedzieć się, jak pięknie się komunikować, zobacz następny film.