Etyka i podstawowe zasady komunikacji biznesowej

Komunikacja biznesowa to sposób komunikowania się między ludźmi w procesie prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania obowiązków służbowych. Oznacza to, że jest to rodzaj komunikacji, który jest związany z procesem produkcji produktu lub świadczeniem jakiejkolwiek usługi i nie jest związany z osobistymi lub społecznymi relacjami między ludźmi.

Cywilizowana komunikacja biznesowa opiera się na przestrzeganiu przez jej uczestników pewnych niepisanych zasad i norm, które przyczyniają się do realizacji wyznaczonych przez strony celów i utrzymania dobrych relacji biznesowych między nimi, niezbędnych do dalszej wzajemnie korzystnej interakcji.

Główną różnicą między relacjami biznesowymi a jakimikolwiek innymi jest ich regulacja. Oznacza to obecność pewnych granic w relacjach, wyznaczanych przez tradycje kulturowe, uniwersalne zasady moralne człowieka oraz wymogi etyki zawodowej.

Etyka komunikacji biznesowej jest jednym z elementów etyki ogólnej, która posiada wszystkie cechy tej drugiej. W sensie ogólnym można tę koncepcję postrzegać jako swego rodzaju portfolio wyobrażeń o moralności, jej normach i regułach, którymi kierują się ludzie we wzajemnych relacjach w procesie czynności produkcyjnych.

Podstawowe zasady etyki biznesowej to:

• otrzymywanie świadczeń przez maksymalną liczbę uczestników relacji biznesowej;
• zapewnienie jednakowego dostępu wszystkim stronom relacji do przedmiotu relacji biznesowej.

W komunikacji biznesowej zawsze istnieje bardzo wyraźna sprzeczność między normami etycznymi a samą istotą działalności przedsiębiorczej, którą ludzie biznesu rozwiązują na różne sposoby. W każdym razie decyzja ta sprowadza się do jednej z głównych pozycji:

• Istotą stanowiska pragmatycznego lub zasady utylitaryzmu jest to, że etyka i biznes są pojęciami nie do pogodzenia. Najważniejsze jest, aby w jakikolwiek sposób osiągnąć maksymalne wskaźniki zysku. Przedsiębiorcy, którzy wyznają ten punkt widzenia, starają się unikać mówienia o moralności, obowiązkach społecznych i normach etycznych.
• Cywilizowane stanowisko czy zasada imperatywu moralnego opiera się na tym, że to etyka może pomóc w maksymalizacji zysków, poszerzeniu lub wzmocnieniu kontaktów biznesowych, wprowadzeniu i utrwaleniu etycznych zasad postępowania w społeczeństwie jako całości, co nie może nie przyczynić się do dalszy prosperity biznesu.

Etyka biznesu dzisiaj wykorzystuje wiedzę z różnych dziedzin (etyki, psychologii, naukowej organizacji pracy).

Istnieje kilka głównych zadań etykiety:

• Obecność pewnych ustalonych standardów postępowania i konieczność ich przestrzegania upraszczają procedurę komunikacji zarówno z innymi organizacjami, jak i w ramach kolektywu roboczego, ponieważ znacznie szybciej i łatwiej jest pracować zgodnie z ogólnie przyjętymi modelami. Przestrzegając etykiety biznesowej, uczestnicy komunikacji mają jasne wyobrażenie, czego mogą od siebie oczekiwać.
• Etykieta przyczynia się do utrzymania normalnych relacji z przedstawicielami otoczenia zewnętrznego organizacji, a także stworzenia środowiska pracy w zespole.
• Zachowuje również komfort moralny każdego uczestnika komunikacji. W życiu człowieka stabilność psychiczna jest często ważniejsza niż komfort fizyczny. Istnienie zasad relacji zawodowych przyczynia się do uzyskania przez człowieka satysfakcji z pracy.

Podstawowe zasady etykiety biznesowej opierają się na fakcie, że podejmując decyzję należy tak postępować, aby granice działania łączyły się z wartościami moralnymi innych uczestników komunikacji i można je było skoordynować z ich interesami. Jednocześnie koordynacja powinna mieć moralnie uzasadniony cel, do osiągnięcia którego powinny być wykorzystywane wyłącznie narzędzia właściwe etycznie.

Istnieje kilka podstawowych zasad:

• Interpersonalne. Wszelka komunikacja, w tym biznesowa, odbywa się między osobami o ich cechach osobistych. I pomimo tego, że komunikacja między nimi ma orientację zawodową, relacje międzyludzkie nadal będą wpływać na proces interakcji.
• Ciągłość. Istota tej zasady polega na inicjowaniu stałego kontaktu przez uczestników komunikacji, jeśli znajdą się w polu widzenia siebie. Wychodząc z faktu, że ludzie komunikują się zarówno werbalnie, jak i niewerbalnie, nieustannie dzielą się ze sobą pewnymi informacjami, którym każdy uczestnik komunikacji nadaje własne znaczenie i wyciąga własne wnioski.
• Celowość. Każda interakcja ma określony cel lub kilka celów. Mogą być jednak jawne lub dorozumiane. Mówiąc do słuchaczy, mówca ma wyraźny cel, aby przekazać słuchaczom określony materiał, i ukryty - na przykład zademonstrować słuchaczom swoją niezwykłą inteligencję i elokwencję.
• Wielowymiarowość. Zasada ta zakłada, że ​​w relacjach biznesowych dochodzi nie tylko do wymiany informacji, ale także do regulacji relacji między stronami. Oznacza to, że w interakcji zawodowej jej uczestnicy przekazują sobie nawzajem swoje nastawienie emocjonalne, które działa jako regulator ich więzi biznesowych.

W oparciu o powyższe zadania i zasady etyki biznesowej możliwe jest sformułowanie zasad etyki zawodowej, które w równym stopniu są niezbędne do przestrzegania przez zwykłych pracowników zespołu, jak i przez kierownika czy właściciela przedsiębiorstwa.

Są jednym z kluczowych narzędzi sukcesu w zawodzie lub biznesie:

• Dokładność i punktualność. W ramach relacji zawodowej lub handlowej należy starać się nigdy nie spóźniać się do pracy, spotkania lub spotkania biznesowego. Przecież stopień szacunku i zaufania do osoby, która cały czas czeka, a jednocześnie marnuje czas innych ludzi, gwałtownie spada. Taka jakość ze strony innych mówi o nieumiejętności dostosowania się do współczesnego rytmu życia, zawodności. Ważne jest również, aby cenić czas innych i nie zabierać go na niepotrzebne rozmowy bez ich zgody.
• Efektywna organizacja miejsca pracy... Miejsce pracy może wiele mówić o swoim właścicielu. Oczywiste jest, że jeśli jest utrzymywany w porządku, to samo można powiedzieć o myślach danej osoby. Dodatkowo znacznie oszczędza czas pracy. W końcu znalezienie potrzebnego dokumentu na zaśmieconym papierami biurku może zająć dużo czasu.
• Uprzejma komunikacja i szacunek dla innych... W relacjach biznesowych ważne jest, aby szanować i dążyć do zrozumienia rozmówcy, aby móc postawić się na jego miejscu i spojrzeć na sytuację jego oczami. Niedopuszczalne są obelgi i upokorzenia w sferze zawodowej, a także krzyki, „mocne” wyrazy twarzy i chamstwa. Musisz umieć działać nie tylko we własnym interesie. Jednocześnie nie powinieneś okazywać nadmiernego altruizmu. Ten rodzaj zachowania może wskazywać na nadmierną miękkość.

• Wygląd odpowiedni do sytuacji. Należy zawsze pamiętać, że wygląd jest ważnym elementem komunikacji biznesowej. Najważniejszą rzeczą na obrazie nie jest obecność drogich atrybutów, ale schludność i schludność. Jeśli w biurze przyjmie się określony styl ubioru, lepiej go przestrzegać, aby nie wywoływać negatywnych postaw wobec siebie zarówno ze strony kierownictwa, jak i współpracowników.
• Nastawienie do pracy... Jeśli pracownik jest nastawiony na wyniki, ma to pozytywny wpływ zarówno na jego karierę, jak i wydajność firmy. Postawa „nieostrożności” nigdy nie jest wiarygodna. Z takimi pracownikami firma nie może liczyć na osiągnięcie swoich celów.
• Powściągliwe gesty. Nie zapomnij o swojej osobistej przestrzeni. Etykieta biznesowa nie akceptuje kontaktu dotykowego między uczestnikami komunikacji. Pocałunki i dotykanie są niedozwolone. Jedyne, co może mieć miejsce, to uścisk dłoni. Warto też minimalizować różne gesty i mimikę, ponieważ mogą one łatwo zidentyfikować insynuacje lub niepewność. Plecy powinny być wyprostowane, spojrzenie jędrne, a ruchy wyraźne.

• Zasady dla wszystkich. Etykieta biznesowa jest taka sama dla wszystkich, zarówno mężczyzn, jak i kobiet. Kobieta biznesu może również uścisnąć dłoń swojemu rozmówcy. Jednocześnie nie może flirtować, rzucać jednoznacznym spojrzeniom ani udawać, że jest.Charakterystyka charakteru uczestnika relacji biznesowej nie powinna być upubliczniana. Rygor i powściągliwość to podstawowe zasady, których należy przestrzegać w środowisku pracy.
• Przestrzeganie hierarchii... W komunikacji biznesowej na pierwszy plan wysuwa się nie płeć, ale zasada hierarchii. Oznacza to, że status pracownika zależy od jego miejsca na drabinie kariery. Przestrzeganie podporządkowania to jedna z najważniejszych zasad w relacjach biznesowych.
• Relacje w zespole... Osiągnięcie wyznaczonych przez firmę celów jest niemożliwe bez efektywnego zespołu. Dobry zespół zbudowany jest na właściwej interakcji między jego członkami (równość relacji, brak „ulubionych” i „ofiar”, niedopuszczalność relacji osobistych).

• Poufność... Pracownicy powinni mieć możliwość zachowania informacji poufnych, tajemnicy służbowej, nierozpowszechniania informacji o stanie rzeczy w firmie, monitorowania ochrony danych osobowych.
• Biznesowy ton literami... W korespondencji wysyłanej w imieniu firmy lub w odpowiedzi na jakikolwiek dokument musisz przestrzegać zasad korespondencji biznesowej.

W tradycyjnym społeczeństwie w odniesieniu do wartości i norm etykiety biznesowej w organizacji istnieje kilka rodzajów ludzkich zachowań:

• "Zdyscyplinowany" - pracownik oddany organizacji, który w pełni akceptuje przyjęte w niej normy zachowań i zachowuje się w taki sposób, aby nie stwarzać konfliktu interesów (swoich i firmy).
• „Dostosowanie” - pracownik, który zachowuje się zgodnie z ogólnie przyjętymi w firmie normami, ale nie akceptuje jej wartości. Pomimo tego, że taki pracownik przestrzega zasad, nie można go nazwać lojalnym i lojalnym wobec firmy. W ekstremalnych dla niego warunkach może popełnić czyn sprzeczny z wartościami firmy.
• "Oryginał" - typ pracownika, który podziela wartości firmy, ale ustalone w niej normy zachowania są dla niego nie do zaakceptowania. W związku z tym taka osoba może mieć konflikty z kierownictwem i współpracownikami. Pomyślna adaptacja takiego pracownika jest możliwa tylko wtedy, gdy firma, jako wyjątek, pozwala mu nie przestrzegać ogólnych norm.
• "Buntownik" - pracownika, dla którego zarówno wartości, jak i zasady ustalone w organizacji są obce. Mimo ostrzeżeń przełamuje bariery i nieustannie spiera się z innymi na wszystkich poziomach hierarchii. Potrzeba trzymania się pewnych wzorców jest przez niego postrzegana negatywnie. Powodem tego może być niechęć do zrozumienia znaczenia norm i wartości korporacyjnych oraz brak niezbędnych do tego umiejętności.

Specyfika komunikacji, uwarunkowana obowiązkami zawodowymi lub koniecznością biznesową, zależy od tego, na jakim poziomie lub pomiędzy jakimi poziomami hierarchii zarządzania występuje. Rozważmy każdy rodzaj interakcji osobno.

Główna treść zasad etycznych w komunikacji między podwładnym a liderem sprowadza się do: niektóre najważniejsze informacje:

• Podwładny swoim zachowaniem powinien pomagać w utrzymaniu komfortowej atmosfery psychologicznej w zespole i pomagać w tym swojemu szefowi.
• Podejmowana przez podwładnego próba kierowania szefem będzie uważana za przejaw nieprzestrzegania zasady hierarchicznej i lekceważenia. Podwładny ma prawo wyrazić swoją opinię kierownikowi, ale w odpowiedniej formie iz uwzględnieniem jego stanowiska.
• Dźwięk kategoryczny podczas komunikowania się z kierownictwem jest niedozwolony.
• Kontakt z przełożonym jest uważany za niedopuszczalny.

Cechy kategorii relacji w pionie od góry do dołu określa zasada: z podwładnymi trzeba budować relacje tak, jak chciałoby się, aby wyglądała relacja z liderem.

Lider musi:

• dążyć do stworzenia spójnego zespołu, dążąc do osiągnięcia wspólnych celów;
• poznać przyczyny trudności pojawiających się w procesie aktywności zawodowej;
• zwrócenie uwagi podwładnych na niewykonane przez nich polecenia kierownictwa;
• doceniać zasługi swoich podwładnych;
• zaufaj swoim podwładnym;
• przyznać się do błędów;
• traktować wszystkich pracowników jednakowo.

Kierownik nie może:

• krytykować osobowość pracownika;
• komentować przed innymi podwładnymi;
• pokazać pracownikom, że kierownik nie kontroluje sytuacji.

Istota reguł etykiety dotyczących horyzontalnego ukierunkowania relacji polega na przestrzeganiu zasady empatii, czyli przedstawianiu się w roli kolegi.

Oto kilka przykładów etykiety na poziomie pracownik-pracownik:

• dzwoń do kolegów po imieniu, ponieważ droga do budowania przyjaźni wiedzie przez imię osoby;
• uśmiechaj się i bądź przyjazny dla współpracowników;
• staraj się słuchać kolegów, nie tylko siebie;
• traktować każdego pracownika jak osobę;
• traktować współpracowników jak najbardziej bezstronnie;
• staraj się dzielić obowiązki podczas wykonywania wspólnych zadań;
• nie składaj nierealistycznych obietnic.

Z poniższego filmu dowiesz się jeszcze więcej o najważniejszych umiejętnościach komunikacji biznesowej.