Etykieta biznesowa i etyka

Obecna rzeczywistość biznesowa jest taka, że ​​tylko 15% średnich i dużych przedsiębiorców dążących do umocnienia swojej pozycji rynkowej osiąga ten cel. Z tego powodu rośnie znaczenie etykiety biznesowej, ponieważ nieprzestrzeganie jej norm z wielu innych powodów często prowadzi do zerwania użytecznych relacji biznesowych.

W szerokim ujęciu etyka to zespół ogólnych postaw ukierunkowanych na regulowanie stosunków społecznych. W związku z tym etyka biznesu porusza kwestie związane z przyjętą procedurą i stylem interakcji w obszarze biznesu.

Szczegóły etycznych aspektów relacji biznesowych to etykieta biznesowa, w tym m.in. procedura negocjacyjna, zasady postępowania korporacyjnego, tradycje i rytuały biznesowe, elementy podporządkowania, sposoby i style komunikowania się i pisania, a także kwestie poprawność w kontaktach z partnerami i współpracownikami.

Znaczenie etyki i etykiety, jako jej integralnej części, polega na tym, że powstałe w wyniku wieloletniej praktyki ramy regulacyjne znacznie upraszczają komunikację, tworząc zrozumiały i publicznie dostępny kontekst w sferze biznesowej, który pozwala do prawidłowego osiągania celów i znacznej oszczędności czasu.

Innymi słowy, mówimy o specjalnym algorytmie rozwiązywania problemów biznesowych, który pozwala w sposób racjonalny i bezkonfliktowy wyznaczać i skutecznie osiągać zamierzone cele biznesowe. Poziom biegłości tego algorytmu pozwala na wyciągnięcie bezpośrednich wniosków na temat stopnia profesjonalizmu partnera biznesowego lub przeciwnika w sporze biznesowym.

W tym kontekście ważne jest przestrzeganie następujących podstawowych zasad:

• punktualność wszędzie i we wszystkim;
• zgodność z bezpieczeństwem informacji;
• zdrowy altruizm;
• korzystny wizerunek odpowiadający otoczeniu biznesowemu;
• Poprawny język ustny i pisemny;
• przestrzeganie zasad kultury mowy biznesowej.

Rodzaje korespondencji biznesowej są zróżnicowane i przy pewnym stopniu umowności można je podzielić na dwa główne typy:

• międzystanowy - między organizacjami państwowymi, przedstawicielstwami zagranicznymi i urzędnikami (różne notatki, memoranda i inne formy) - elementy stosunków dyplomatycznych;
• handlowy - pisma o statusie półurzędowym stosowane w relacjach biznesowych pomiędzy instytucjami i organizacjami.

Styl pisania listu serwisowego, pomimo różnic językowych i pewnych tradycyjnych, ma pewną wspólną podstawę i grupę wytycznych wypracowanych przez ugruntowaną praktykę. Na przykład szereg wymagań protokolarnych, określanych przez pozycję w szeregach nadawcy i adresata, opiera się na początkowych ustawieniach wzajemnego szacunku i poprawności. Dlatego niezależnie od rodzaju dokumentu strukturalnie musi on koniecznie zawierać następujące elementy:

• odwołanie (oficjalny status adresata);
• komplement (uprzejmy koniec listu);
• podpis;
• data (dzień, miesiąc, rok i miejsce napisania wiadomości);
• adres nadawcy (nazwisko, status pracy, adres znajdują się na górze lub na dole pierwszej strony listu).

Ponadto istnieje szereg przepisów bezpośrednio związanych z pismami:

• listy biznesowe są umieszczane na formularzach lub arkuszach papieru wyłącznie na ich przedniej stronie;
• strony są ponumerowane cyframi arabskimi;
• wiadomości są wypełnione drukowanym tekstem;
• niedopuszczalne są skreślenia i poprawki w treści dokumentu;
• dokument jest złożony z tekstem do środka;
• czas oczekiwania na odpowiedź na pismo nie przekracza dziesięciu dni.

Przekaz biznesowy powinien mieć wyraźną orientację na cel i zawierać jedno pytanie, a całe znaczenie tekstu powinno być całkowicie i całkowicie zgodne z jego treścią, czy to propozycja transakcji, żądanie handlowe, czy po prostu istotne informacje.

Klasyfikacja komunikatów biznesowych jest zróżnicowana i zależy od ich orientacji funkcjonalnej i docelowej. Na przykład litery to:

• powiadamianie;
• przypominający;
• zaproszenia;
• przeglądy informacji;
• Zamówienia;
• towarzyszący;
• inne rodzaje.

W korespondencji handlowej najbardziej typowe:

• upraszanie;
• propozycje;
• Zamówienia;
• uskarżanie się;
• listy gwarancyjne.

Jako jedna z form komunikacji biznesowej, w ścisłym tego słowa znaczeniu, listy dzielą się na 2 rodzaje - biznesowe i prywatne-oficjalne.

Biznes obejmuje korespondencję krążącą pomiędzy organizacjami i instytucjami. List prywatno-urzędowy to wiadomość, która jest wysyłana do instytucji przez osobę prywatną lub odwrotnie, przez instytucję - do osoby prywatnej.

Istnieje szereg zasad prowadzenia korespondencji biznesowej.

• Pismo powinno stymulować pojawienie się zainteresowania biznesowego u odbiorcy, jasno i na podstawie przekonujących dowodów, wykazywać korzyści płynące z partnerstwa i niecelowość zerwania spółki. Tekst powinien mieć motywujący, motywujący charakter do współpracy.
• Nadmierne osobiste emocje w liście biznesowym nie są najlepszym sposobem na udowodnienie swojej sprawy i rozwiązanie problemu.
• Aby uniknąć przeładowania i zapychania tekstu listu, należy unikać wszelkich porównań przenośnych, metafor, alegorii i hiperboli.
• Dla jasnej i zwięzłej prezentacji tematu, lepiej używać prostych zdań, unikając konkretów i nadmiaru szczegółów. Główną ideę przekazu należy poprzeć niezwykle trafnymi argumentami, które zazwyczaj umieszczane są w załącznikach do listu (diagramy, wykresy, dane cyfrowe).
• W tekście należy wyróżnić akapity, z których każdy, reprezentujący niezależną myśl, zaczyna się od nowej linii.

• W biznesowej wiadomości pisemnej nie należy używać przymiotników opisowych, zbędnych wyjaśnień i szczegółów. Pod koniec pisania warto sprawdzić dokument i wyeliminować frazy, które nie niosą rzeczywistej treści semantycznej.
• Piśmienność to podstawowy element tekstu. Niedopuszczalne jest występowanie w komunikacie literówek i innych błędów.
• Temat listu jest wymagany. Temat w dokumentach powinien być krótko i zwięźle odzwierciedlony, co pozwala zaoszczędzić czas podczas czytania i pozytywnie charakteryzuje nadawcę. Jeżeli pismo wysyłane jest pocztą elektroniczną i zawiera szczególnie ważne informacje, należy opatrzyć je specjalną „flagą” dostępną w serwisie elektronicznym.
• Dobrą czytelność tekstu zapewniają czcionki Arial lub Times New Roman o średniej wielkości. W razie potrzeby dozwolone są kluczowe pomysły pisane kursywą lub pogrubioną czcionką.

• W tekście warto używać podtytułów (3-4), które ułatwiają zrozumienie prezentowanego tekstu.
• Wyliczenia, listy i listy najlepiej projektować za pomocą specjalnych znaczników.
• Szablon (schemat) korporacyjny to doskonały wskaźnik efektywności i obiektywizmu w komunikacji biznesowej. Jest to szczególnie odpowiednie w aspekcie korporacyjnym, ponieważ pozwala wyróżnić się w korzystnym świetle i dochować wymaganej formalności.

Struktura przekazu biznesowego jest typowa. Tradycyjnie zawiera:

• wprowadzanie;
• główna część;
• wniosek.

Wstęp podsumowuje cel listu. Główna część opisuje istotę pytania. Podsumowując, warto podsumować treść części głównej, na przykład w formie wniosków. Niepożądane są „postscriptum” i różnego rodzaju przypisy.

Podsumowując, nieodpowiednie są sformułowania przypominające manipulacje formą, takie jak: „Mam nadzieję na obopólnie korzystne partnerstwo” i tak dalej. Lepiej pożegnać się w liście biznesowym za pomocą prostych zwrotów - „Z poważaniem”, „Z najlepszymi życzeniami” i tak dalej.

Na dole wiadomości wskazane są: imię i nazwisko, status stanowiska, nazwa firmy oraz podpis. Wskazane są również numery telefonów kontaktowych.

Tabele i wykresy są załączone jako osobny plik (pakiet), zaznaczając to na końcu listu. Jeśli istnieje grupa załączników, to podana jest ich lista z nazwami.

Możesz używać skrótów i skrótów specjalnych tylko wtedy, gdy masz pewność, że odbiorca na pewno je zrozumie.

Aby nadać tekstowi bardziej logiczny rygor i spójność w słownictwie biznesowym, jako spoiwa stosuje się następujące wzorce mowy:

• z tego powodu;
• na podstawie powyższego;
• z tego powodu;
• zgodnie z danymi;
• Oparte na tym;
• Rozważając;
• inny.

W przestrzeni wirtualnej interakcja biznesowa, reprezentująca komunikację w miniaturze, jest specyficzna i nie mniej wymaga przestrzegania odpowiednich zasad etykiety. Kompetentna praca z pismem, zgodnie z praktyką, polega na wykonaniu następujących uwag dotyczących objętości, norm językowych, struktury i formatu.

• Formuła tematu musi bezwzględnie odpowiadać tematowi podanemu w tekście. Pozwala to szybko dostroić czytelnika do pożądanego nastroju biznesowego.
• Optymalna objętość dokumentu przesłanego e-mailem mieści się na "jednym ekranie", przy maksymalnej objętości tekstu - jednej kartce formatu A4.
• Optymalny rozmiar załączników to nie więcej niż 3 MB.
• Zalecane jest "spakowanie" przesłanych plików do standardowych archiwów kodowania Zip lub Rar. Inne są często blokowane podczas transferu.
• Hiperłącza powinny być standardowe (niebieskie, podkreślone poniżej).
• Odpowiedź do adresata powinna być umieszczona na górze, na początku listu, a nie na dole. Oszczędza to partnera pióra przed niepotrzebnym i wymuszonym przewijaniem poprzedniego tekstu.

• Konieczne jest używanie języka listu, który partner rozumie w jak największym stopniu. Kwestia stosowności użycia w komunikacie profesjonalizmów, wewnętrznego słownictwa korporacyjnego, wyrażeń slangowych i skrótów (zwłaszcza w korespondencji zewnętrznej) rozstrzygana jest odrębnie, w zależności od kontekstu i cech partnerów korespondencyjnych.
• Ważne jest, aby poinformować partnera o otrzymaniu jego wiadomości – jest to oznaka dobrych manier i element etykiety biznesowej świadczący o szacunku do niego.
• Odpowiedź powinna być jak najszybsza. Jeśli z jakiegoś powodu nie jest możliwe szybkie udzielenie odpowiedzi, partner powinien zostać powiadomiony o otrzymaniu jego pisma i wskazać czas odpowiedzi. Etyczna i wygodna przerwa przed udzieleniem odpowiedzi to 48 godzin po otrzymaniu wiadomości. Po tym czasie osoba zwykle uważa, że ​​wiadomość została zagubiona lub jest ignorowana. Nadmierna pauza w korespondencji często wiąże się z ryzykiem utraty partnera i jest interpretowana w biznesie jako naruszenie norm etycznych.
• Na końcu wiadomości należy umieścić dane kontaktowe, które są wskazane we wszystkich pismach bez wyjątku, niezależnie od kolejności wysyłki.
• Podczas transferu należy zwrócić szczególną uwagę na kwestie prywatności.

Więcej informacji na temat etyki w korespondencji biznesowej znajdziesz w następnym filmie.