Subtelności komunikacji biznesowej

Jeśli chodzi o pracę w zespole, taka koncepcja jak komunikacja biznesowa powstaje sama. Aby móc właściwie budować relacje w środowisku pracy i unikać typowych błędów, nigdy nie będzie zbyteczne poznawanie subtelności komunikacji biznesowej, od dawna zbieranych przez ekspertów od prostych zasad etykiety, aspektów psychologicznych, form i popularnych technik komunikacyjnych.

Istotę komunikacji biznesowej charakteryzuje rozwój relacji usługowych między pracownikami w dowolnej organizacji. Ponieważ w pracy każda osoba ma określony oficjalny status i funkcje, koncentruje się na osiąganiu wspólnych celów z kolegami.

Jedną z głównych cech komunikacji w środowisku biznesowym jest przestrzeganie ustalonych reguł, norm i ograniczeń, które wynikają z zasad etyki zawodowej oraz tradycji kulturowych i narodowych.

Jak wiecie, w środowisku społecznym istnieje wiele „pisanych” i „niepisanych” norm zachowania, rodzaj „kodu”, który jest ogólnie akceptowany. Razem wszystkie te zasady nazywane są etykietą biznesową, której istotą jest wspieranie tych zasad, które pomogą ludziom lepiej się rozumieć.

Komunikacja biznesowa to cała sztuka, której zawsze trzeba się nauczyć, aby osiągnąć sukces na polu zawodowym i awans zawodowy. Ważne jest, aby wiedzieć, na czym opiera się komunikacja dyplomatyczna z kolegami w sposób urzędowy, jak negocjować, jak postępować z wyższymi władzami.

Głównym zadaniem komunikacji biznesowej jest maksymalne zoptymalizowanie i usprawnienie wszelkich działań: na przykład poprawa sytuacji w produkcji, w nauce, biznesie, sferze społecznej. Jednocześnie każdy, kto po drodze staje się uczestnikiem negocjacji biznesowych, sytuacyjnie uczy się wykonywania kilku zadań:

• wzmacniać partnerstwa, unikając lub minimalizując możliwość nieporozumień między stronami;
• rozwijać się w kierunku integralnej i harmonijnej interakcji z innymi;
• dbać o prawidłowy rozkład zleceń, zadań, obszaru czy strefy wpływów;
• zapewnić zaufanie i wzajemne zrozumienie między uczestnikami;
• przestrzegać standardów behawioralnych, które są akceptowane w środowisku biznesowym.

W procesie komunikacji biznesowej konieczne jest wypracowanie przez osobę kilku cech, które pomogą mu być przydatne w pracy zespołowej. Przede wszystkim taktyka powinna mieć na celu umiejętne i rozsądne przekonanie rozmówcy o jego stanowisku, przy jednoczesnym zachowaniu rozsądku i wytrwałości. Ważna jest również umiejętność rozsądnego przestrzegania interesów całego zespołu, przestrzeganie wewnętrznych regulacji, w tym harmonogramu pracy i standardów socjalnych.

Często najtrudniejszym zadaniem jest równoprawna komunikacja ze wszystkimi stronami relacji biznesowej, niezależnie od osobistych preferencji danej osoby. Ponadto podczas walnych zgromadzeń może być trudno oddzielić i przeanalizować ważne informacje od informacji wtórnych, zwłaszcza jeśli pracownik nie ma jeszcze wystarczającego doświadczenia w prowadzeniu rozmów biznesowych lub negocjacji.

Oczywiście kierownictwo organizacji lub firmy powinno również przestrzegać pewnych ram i zasad etycznych, spotykając się z pracownikami w połowie drogi, kiedy może to okazać się konieczne, aby przyspieszyć osiągnięcie wyznaczonego celu. Na przykład komplementowanie lub chwalenie trudnych negocjacji może być silną motywacją do sukcesu.

Wszystkie te umiejętności nie zawsze są łatwe i proste dla ludzi, a dobry lider zawsze doceni tych z nich, którzy opanowali umiejętności komunikacyjne niezbędne do osiągnięcia celów i praktycznie stosują swoje metody w sferze biznesowej. Zawsze należy o tym pamiętać jeśli istnieje wspólny cel, nie da się uniknąć nieporozumień, ale czasami są dobrą zachętą do pokonania wszelkich możliwych barier i rozwoju osobistego każdego uczestnika procesu.

Pojęcie etykiety biznesowej obejmuje dwie sekcje zasad:

• zasady, których należy przestrzegać w komunikacji między osobami o równym statusie;
• te zasady, które określają istotę relacji między pracownikami a ich przełożonym (normy „poziome” i „pionowe”).

Etykieta to także zwracanie uwagi na mowę, na treść struktur mowy, dzięki czemu powstają stabilne formy pozdrowień, wyrazów wdzięczności i próśb. Jeśli dana osoba przejmuje na siebie taką odpowiedzialność, jak zarządzanie firmą lub wydzielonym segmentem jej działalności, zawsze jego atutem będzie poprawna i uprzejma komunikacja.

Każda komunikacja biznesowa, niezależnie od jej formy i czasu trwania, dzieli się na pewne: etapy, które w razie potrzeby można wyizolować z przebiegu każdego wydarzenia, czy to prywatnej rozmowy pracownika z podwładnym, czy negocjacji z udziałem kilku interesariuszy:

• moment znajomości (lub po prostu nawiązanie kontaktu – w tym powitanie kierownika). Kontakt może być zarówno podstawowy, jak i drugorzędny, w zależności od tego, czy partnerzy widzą się po raz pierwszy, czy też nie komunikują się po raz pierwszy;
• ocena otaczającej sytuacji i ogólnie tego, co się dzieje;
• włączenie w dyskusję kwestii, która stała się przedmiotem negocjacji;
• rozwiązanie problemu lub problemu (w miarę możliwości);
• ostatnia część - pożegnanie, wyjście z komunikacji.

Eksperci badający istotę i praktyczne wykorzystanie umiejętności komunikacyjnych zidentyfikowali cztery podstawowe zasady, według których regulowane są wszystkie aspekty interakcji biznesowych.

Po pierwsze, komunikacja biznesowa powinna być interpersonalna, nastawiona na wielozadaniowość i wielowymiarowość interakcji międzyludzkich... Tak czy inaczej, nie należy wykluczać z tego aspektu interpersonalnego, nawet jeśli ludzie muszą przedkładać interesy zespołu ponad swoje osobiste ambicje.

Interakcja biznesowa powinna być celowa, ze świadomym dążeniem do jasno określonego celu. W tym aspekcie należy również wziąć pod uwagę pracę podświadomości każdej osoby: cele mogą być zarówno świadome, jak i nieświadome (utajone). Np. mówca, który przygotował przemówienie na dany problem, obiektywnie opowiada o nim słuchaczom, ale jednocześnie nieświadomie i spontanicznie demonstruje słuchaczom swój temperament, zdolności intelektualne i retoryczne.

Komunikacja biznesowa musi być ciągła... Jeśli partnerzy biznesowi są stale widoczni, stymuluje to ciągły rozwój procesu. Jednocześnie proces komunikacji implikuje obecność nie tylko elementów werbalnych, ale także niewerbalnych. Używając komunikatów niewerbalnych w komunikacji, osoba nadaje im taki lub inny ładunek semantyczny i kolor z późniejszymi wnioskami.

Nawet jeśli partner biznesowy w tej chwili nic nie mówi lub jest nieobecny na miejscu, to wszystko to uczestniczy w akcie komunikacyjnym i ma takie samo niepodważalne znaczenie jak rozmowa.

Aspekty behawioralne bez obecności w nich składników mowy potocznej są nie mniej ważne: nadają ton reagowaniu innym uczestnikom procesu i całej sytuacji.

Komunikacja biznesowa jest zawsze wielowymiarowa, ponieważ w jej procesie dochodzi do ciągłej wymiany informacji między uczestnikami wraz z regulacją relacji. Wielowymiarowość oznacza przede wszystkim sposób, w jaki ta lub inna informacja lub prośba jest przekazywana: ciepło, przyjaźnie, zimno, dyspozycyjność, nieufność, arogancja, takt lub odwrotnie, nietakt.

Biorąc pod uwagę, że pracownicy wielu firm muszą ściśle współpracować z partnerami zagranicznymi, ważna jest również wiedza, jaka specyfika komunikacji biznesowej może stykać się z mentalnością przedstawicieli innych krajów.

W tej kwestii są dwie różne opinie. Pierwsza wersja skłania się ku przekonaniu, że współczesny świat i przewaga w nim europejskiej etykiety biznesowej (w tym języka angielskiego jako języka międzynarodowego) niemal zatarły granice państwowe i doprowadziły do ​​powstania norm etycznych wspólnych dla przedstawicieli wszystkich grup etnicznych. Ponadto w ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat aktywnie rozwija się współpraca międzynarodowa w różnych dziedzinach ludzkiej działalności. Nastąpiła intensywna wymiana naukowa i kulturalna, która znacząco przyspieszyła wszystkie procesy.

Na obecnym etapie przedstawiciel Chin czy Japonii, który kształcił się w Wielkiej Brytanii czy Ameryce, doskonale dostrzeże mentalność Brytyjczyków czy Amerykanów, a sposób ich komunikacji biznesowej nie wyda im się niezrozumiały czy specyficzny.

Druga opinia, przeciwnie, koncentruje się na aspektach narodowych i stawia je w centrum kontaktów międzynarodowych, zwłaszcza w procesie negocjacyjnym, który ma fundamentalne znaczenie w komunikacji. Zwolennicy drugiej wersji uważają, że większość trudności w negocjacjach wynika właśnie z różnic kulturowych. Mają decydujący wpływ na ludzi, ucząc się od najmłodszych lat w okresie wychowania. Ponadto, w miarę rozwoju powiązań międzynarodowych w biznesie, angażują się w to osoby, które nie mają doświadczenia w relacjach biznesowych w sposób europejski i amerykański, co wnosi sprawiedliwy udział aspektów narodowych w ogólnym obrazie.

Naukowcy twierdzą, że jeżeli interesy stron, składających się z przedstawicieli różnych narodowości, są zbieżne, różnice według kryteriów etnicznych nie są tak zauważalne. Jednak gdy pojawia się sytuacja kontrowersyjna lub konfliktowa, wszystko od razu wychodzi na jaw, a rola momentów etnicznych wciąż musi być liczona. Dlatego należy dokonać krótkiego opisu głównych cech narodowych, które będą odzwierciedlać cechy charakterystyczne ludzi z różnych krajów w komunikacji biznesowej.

Opis będzie zawierał te mentalności, które są najbardziej powszechne i prawdopodobne. Może to pomóc przynajmniej częściowo nawigować po możliwych zachowaniach partnerów biznesowych.

Amerykanie to ludzie, którzy zawsze podkreślają swoją indywidualność. Dla nich prawa człowieka są najważniejszą rzeczą, która motywuje ich do traktowania innych ludzi z szacunkiem. Cały czas kładą nacisk na równość, niezależność, zawsze opowiadają się za otwartym i uczciwym biznesem i nie lubią jakichkolwiek formalności. W komunikacji są bardzo proste, ich ubrania, nawet w kontekście biznesowym, wyróżniają się wygodą i brakiem sztywności.

Cechuje ich duch rywalizacji i osiągania wyników, a sukces mierzą ilością zarobionych pieniędzy. Pomimo tego, że małostkowość i pedanteria są Amerykanom obce, są punktualni i przyzwyczajeni do życia według harmonogramu.

Naród francuski wyróżnia się oryginalnością dzięki temu, że powstał bardzo dawno temu... Wiadomo, że Francja jest jednym z krajów o bogatym dziedzictwie historycznym i kulturowym. Przedstawiciele tego narodu wyróżniają się walecznością i pomysłowością, ale jednocześnie charakteryzują się sprytem i sceptycyzmem. Francuzi są często elokwentni, nie lubią ciszy i zawsze mówią swobodnie, naturalnie i bardzo szybko.

W komunikacji biznesowej w samej Francji bardzo cenione są znajomości i więzi rodzinne. Bardzo subtelnie i z gracją potrafią bronić swojego punktu widzenia, ale jednocześnie wyróżniają się dość twardymi negocjacjami, rzadko idą na kompromisy i opcje „odwrotne”.

Brytyjczyków tradycyjnie cechuje powściągliwość, skłonność do sugestii i pewien stopień skrupulatności., co często prowadzi do wycofania się i nieufności w kontaktach z nieznajomymi. Jednocześnie są rzeczowi i przedsiębiorczy, cenią sobie dokładność i punktualność w najmniejszym szczególe, co jest dla nich twardą zasadą.

Niemcy są pracowici, punktualni i bardzo wyrachowani. Charakteryzują się niekiedy nadmierną pedanterią, a nawet skąpstwem. Kalkulują i zawsze dążą do porządku we wszystkich dziedzinach życia, do których malują dosłownie godzinami.

Każdy kraj arabski jest wrażliwy na tradycje lokalnego porządkui należy to szczególnie uwzględnić w kontaktach z przedstawicielami biznesu świata arabskiego. Dla Arabów tradycja jest najważniejsza, a ich standardy zachowania są dość surowe, zwłaszcza w sferze biznesowej. Przedstawiciele świata muzułmańskiego zawsze towarzyszą pierwszej znajomości z serdecznością i uprzejmością, w przyszłości może to stać się okazją do zbudowania zaufania i otwartości między partnerami.

Uważa się, że aspekty płciowe i kulturowe są najbardziej charakterystyczne i specyficzne właśnie dla przedstawicieli świata arabskiego, ale nie jest to do końca prawda. W kontekście mentalności europejskiej w wielu dziedzinach biznesu kobiety stopniowo zaczynają zdobywać pewien stopień wolności i niezależności.

Włosi są seksowni, ekspansywni, bardzo towarzyscy, czasem nawet zbyt... Aby nawiązać z nimi produktywne relacje biznesowe, wystarczy oficjalna korespondencja z listą propozycji.

Reprezentantów Hiszpanii cechuje powaga, a jednocześnie otwartość i człowieczeństwo. Ich cenną cechą jest duże poczucie humoru i umiejętność pracy zespołowej. Czasami mogą się spóźnić na spotkania biznesowe, co czasem staje się powodem do żartów i żartów.

Uwielbiają rozmawiać, ale w rozmowach z nimi nie należy poruszać tematów wojny domowej, walk byków, spraw osobistych i okresu władzy generała Franco.

Szwedzi słyną z punktualności, dokładności we wszystkim, przyzwoitości i rzetelności we współpracy. Szwedzcy partnerzy biznesowi są wysoko wykwalifikowani iz tego powodu szanują profesjonalizm innych.

Znają kilka języków (zwykle niemiecki i angielski), są bardzo powściągliwi w komunikacji, ale jeśli między partnerami nawiążą się ciepłe relacje, mogą być kontynuowane w nieformalnym otoczeniu.

W Rosji na specyfikę komunikacji biznesowej duży wpływ miały dwa aspekty: standardy okresu sowieckiego oraz cechy tkwiące w narodowym charakterze osoby rosyjskiej.Możesz być nawet dumny z naszych specjalistów, którzy urodzili się i wychowali w ZSRR: metody prowadzenia rozmów biznesowych były kiedyś wysoko cenione przez wielu obcokrajowców, a dotrzymanie obietnicy było na pierwszym miejscu.

Jednak zagraniczni eksperci skrytykowali byłych przedstawicieli państwa sowieckiego za to, że mając dobrze zdefiniowany cel, nie skupiają się tak bardzo na tym, jak można go osiągnąć.

Istnieją ogólne zasady i przepisy, których należy przestrzegać podczas pracy w biurze lub środowisku rządowym. Zawsze musisz punktualnie przybyć na miejsce pracy, terminowo realizować wszystkie zlecenia, a opóźnienia i niewykonanie pracy w terminie są niedopuszczalne. Przyjście na spotkania biznesowe po godzinach może zrujnować nie tylko reputację osobistą pracownika, ale także wizerunek organizacji czy firmy jako całości.

Podczas pracy w urzędzie lub służbie cywilnej z pewnością ważne jest, aby ubierać się porządnie i zgodnie z wymogami instytucji. Wygląd pracowników powinien odzwierciedlać reputację zakładu, dlatego należy w tym zakresie przestrzegać norm etycznych. W przypadku kobiet dozwolone jest noszenie spódnic ściśle do kolan lub garniturów do spodni o klasycznym kroju. Niedopuszczalne są jasne, wyzywające ubrania, a także mnóstwo błyszczącej biżuterii, dżetów, cekinów i obcisłych rzeczy.

W przypadku mężczyzn optymalne będzie noszenie formalnych garniturów z koszulami. Obecność remisu może być obowiązkowa lub pożądana, w zależności od statusu instytucji i otoczenia, w którym spotykają się partnerzy biznesowi.

Istnieje sześć podstawowych zasad, według których określa się istotę tak zwanej etykiety biznesowej:

• praca powinna być zawsze wykonana na czas;
• nieujawniania tajemnic zawodowych organizacji, w tym związanych z życiem osobistym pracowników;
• zawsze musisz okazywać życzliwość i uwagę współpracownikom (dotyczy to wszystkich - zarówno menedżerów, jak i ich podwładnych);
• szanować opinie, krytykę i rady innych osób, jeśli wyrażają wątpliwości co do jakości pracy;
• zawsze przestrzegaj zasad ubioru instytucji;
• zawsze zachowuj kontrolę mowy podczas rozmowy, zapobiegaj pojawianiu się nieprzyzwoitych wyrażeń w mowie ustnej i pisemnej.

Wiele osób wie, że komunikacja na każdym poziomie to nie tylko słowa czy pisanie. Równie ważną rolę odgrywają tu mimika i gestykulacja, ponadto często z ich pomocą można dokładnie określić, czego partner chce i jak naprawdę odnosi się do innych ludzi. Niektórzy psychologowie twierdzą, że przewodnictwo niewerbalne jest lepsze w komunikacji, stawiając je na pierwszym miejscu, ponieważ przekazuje znacznie więcej informacji niż zwykła rozmowa.

Wyraz twarzy i gesty wywołane są podświadomymi impulsami, dlatego ludzie często nie zwracają na nie szczególnej uwagi. Na początku może się wydawać, że nauka języka niewerbalnego jest trudna, ale nie jest to do końca prawda. Kilka podstawowych umiejętności wystarczy, aby osiągnąć skuteczniejszą interakcję interpersonalną i nauczyć się lepiej rozumieć ludzi.

Najlepiej rozpocząć tę praktykę od wizualnej oceny rozmówcy: jak się trzyma, w jakiej pozycji stoi lub siedzi, jak intensywne są jego gesty.Istnieje kilka uniwersalnych gestów, które łatwo rozpoznać. Proste przykłady: jeśli uśmiech jest szeroki i swobodny, osoba jest szczęśliwa, a jeśli osoba wzrusza ramionami, wyraża swoje zdezorientowanie lub niezrozumienie sytuacji.

Rozważ tak popularny gest, jak uścisk dłoni, czynność wszechobecną w środowisku biznesowym. To, co w sobie niesie, można rozpoznać po następujących znakach: w przypadku krótkiego uścisku dłoni można wnioskować, że rozmówca jest obojętny.

Jeśli ręka jest sucha, osoba jest spokojna, jeśli jest mokra, bardzo się martwi. Wiele zależy również od charakteru spojrzenia podczas uścisku dłoni: otwarte i ciepłe spojrzenie oznacza szczere i przyjazne usposobienie partnera, a jeśli oczy „biegną” lub rozmówca unika spojrzenia w oczy innych, jest powód, by podejrzewać go z nieszczerości lub strachu.

Jeśli podczas powitania dłoń jednej osoby jest chwytana drugą dłonią do dołu, oznacza to, że drżąca dłoń (najczęściej nieświadomie) demonstruje chęć dominacji w komunikacji. Jeśli ręka jest wyciągnięta dłonią do góry, oznacza to chęć przekazania „dłoni przywództwa” innej osobie.

Istnieją tak zwane „gesty otwarte”, których rozpoznanie również nie jest trudne. Mówią o tym, że rozmówca jest szczery i zdeterminowany, by mówić szczerze. Gest „otwartych ramion” wygląda tak: partner wyciąga ręce w kierunku drugiej osoby, jednocześnie z dłońmi skierowanymi do góry. Równie popularny gest „rozpiętej marynarki” oznacza to samo.

Często trzeba zaobserwować, jak podczas negocjacji toczących się w kawiarni czy restauracji uczestnicy zdejmują kurtki w obecności siebie. Ten sam obraz można zaobserwować w urzędach, jeśli negocjacje kończą się sukcesem, a strony są do siebie coraz bardziej nastawione.

Gesty, które wyrażają nieufność lub chęć ukrycia czegoś, charakteryzują się ruchami, takimi jak mechaniczne pocieranie czoła, podbródka lub skroni: w ten sposób osoba spontanicznie chce zakryć twarz. Również wspomniane „przesuwające się” oczy są typowym znakiem nieszczerości. Nawet jeśli rozmówca taktownie i dyskretnie stara się nie patrzeć w oczy, oznacza to to samo.

Obronne gesty i postawy wskazują, że partner się czegoś boi. W takich przypadkach ręce są zwykle automatycznie skrzyżowane na klatce piersiowej, a jeśli jednocześnie palce są również zaciśnięte w pięść, sytuacja dla partnera wyraźnie się nagrzewa i jeśli napięcie między rozmówcami nie zostanie usunięte, konflikt może stać się nieuniknione.

Odbijanie i ocenianie gestów wskazuje na dezorientację i chęć jak najszybszego znalezienia właściwego rozwiązania problemu. Jeśli ręka partnera mimowolnie sztywnieje w policzek, jest wyraźnie zainteresowany tym, co się dzieje i martwi się o coś: jest to oznaka koncentracji i uważnego słuchania. W takim przypadku powinieneś zacząć opracowywać możliwe sposoby rozwiązania problemu, aby dojść do porozumienia w sprawie najbardziej udanej fali.

Ponadto, jeśli któryś z negocjatorów zaczyna szczypać grzbiet nosa, oznacza to to samo - głęboką koncentrację. Etap, w którym zaczyna tworzyć się u ludzi wyjście z tej sytuacji, można scharakteryzować drapaniem podbródka (najczęściej przymrużone są jednocześnie oczy).

Jeśli rozmówca nie chce już brać udziału w rozmowie i stara się ją zakończyć, zaczyna opuszczać powieki lub na znak, że rozmowa już go nie interesuje.Podrapanie się w ucho oznacza próbę zdystansowania się od tematu rozmowy, a jeśli jeden z partnerów zaczyna lekko popijać płatek ucha, wyraźnie chce brać czynny udział w rozmowie i wyrażać swój punkt widzenia.

Jeśli rozmówca nie mówi prawdy, automatycznie zakrywa ręką usta, uszy lub oczy. Czasami kłamstwo charakteryzuje się napiętym i niskim kaszlem w celu odwrócenia uwagi innych od gestu. Fakt, że partner kłamie, może też oznaczać lekkie dotknięcie nosa podczas rozmowy, a jeśli ktoś pociera powiekę, demonstruje chęć zdystansowania się od podejrzenia o kłamstwo.

W każdej formie komunikacji werbalnej na pierwszym miejscu są umiejętności z zakresu retoryki i poprawnej konstrukcji mowy ustnej. Eksperci zidentyfikowali pięć głównych metod, za pomocą których można skutecznie wpływać na opinię publiczną w sposób werbalny:

• przemówienie powinno być dostępne - przygotowując przemówienie publiczne, należy wziąć pod uwagę poziom wykształcenia i kultury odbiorców, do których będziesz mówić;
• mowa powinna być skojarzeniowa i wywoływać empatię i poczucie zaangażowania w proces u słuchaczy, pobudzać słuchaczy do własnych przemyśleń;
• mowa powinna być zmysłowa – ważne jest, aby w trakcie przemówienia używać rysunków, obrazów graficznych, prostych tabel i diagramów, w celu zachowania przejrzystości;
• mowa powinna być ekspresyjna, z wystarczającym poziomem emocjonalności, gestami i mimiką, które mają zdolność do poprawy percepcji mowy;
• mowa powinna być intensywna – podczas mówienia ważne jest, aby móc dostosować się do tempa słuchacza i odpowiadać jego poziomowi wytrenowania.

Oprócz głównych punktów należy wziąć pod uwagę fakt, że Wszelkie formy budującego i aroganckiego tonu na arenie biznesowej są odradzane. Ważne jest, aby pozyskać rozmówców, dać im znać, że rozmowa toczy się na równych prawach.

Sztuka werbalna komunikacji biznesowej opiera się również na tworzeniu optymalnych struktur mowy, dobrym treningu głosu i bogatym słownictwie. Zwroty mowy nie powinny być skomplikowane, nie należy przeciążać mowy gramatycznie. Lepiej używać krótkich zdań składających się maksymalnie z ośmiu do piętnastu słów: pozwoli to ustawić słuchaczy, a znaczenie tego, co zostało powiedziane, zostanie przekazane jasno i wyraźnie.

Wydawanie głosu powinno być wyraziste, głośne, ale nie „wybuchowe”: konieczne jest obserwowanie miary – tak, aby mowa była jednocześnie ekspresyjna i ekscytująca, a jednocześnie przyjemna dla ucha.

Metody komunikacji biznesowej są różne, ale niestety nie wszystkie są poprawne, etyczne i uczciwe. Wszystkie mają na celu postawienie na swoim, a w biznesie trzeba się z nimi bardzo często spotykać. Istnieją techniki, na które zezwala etyka zawodowa, i są techniki, które nie są zalecane, aby chronić zarówno reputację firmy, jak i własną osobowość.

Odroczenie - jedna z neutralnych technik, którą może zastosować każda ze stron, aby uzyskać czas na zastanowienie się nad ostateczną decyzją.

Metoda zastraszania z wykorzystaniem źródeł wtórnych „brudnych”, ale bardzo znanych. Przykład: Jedna osoba próbuje zastraszyć drugą groźbami rozpowszechniania fałszywych informacji i plotek za pomocą mediów. Kiedy tak się stanie, lepiej od razu zakończyć wszelką współpracę z takimi osobami.

Taka technika jest znana jako urwisko... Nie jest też do końca uczciwy, ale jest bardziej przyzwoicie iz jego pomocą wiele osób osiąga rezultaty. To jeden z rodzajów manipulacji. Technologia polega na tym, że jeden z partnerów wychodzi z kategorycznym atakiem: „Nie widzę już powodu, aby kontynuować nasze negocjacje”. W przypadku, gdy jego przeciwnik chce zawrzeć umowę, traktując te słowa poważnie, może się poddać i zacząć dodatkowo ulegać manipulatorowi w tej czy innej sprawie dotyczącej umowy.

Metoda „przekazania władzy” polega na tym, że jeden z partnerów może powiedzieć: „Nie mam prawa sam podejmować tej decyzji, muszę się naradzać”. Z reguły jest to bardzo skuteczne, bo druga strona ma wrażenie, że za rozmówcą stoi jakaś „silna struktura”, a druga strona automatycznie zaczyna pozycjonować się kilka kroków niżej.

Zagrożenia są zdecydowanie „ostatnią rzeczą”i są używane tylko wtedy, gdy jedna ze stron nie wie, jak budować inne relacje z partnerami. Mogą jednak również wskazywać, że przeciwnik jest bardzo zainteresowany rozdaniem. Kiedy pojawiają się zagrożenia, ważne jest, aby zachować spokój i racjonalność. Jeśli to możliwe, musisz przekonać przeciwnika, że ​​wspólne cele można osiągnąć bez użycia tak prymitywnej metody.

Stanowiska komunikacji biznesowej nie różnią się zasadniczo od codziennych. Są to:

• Przyjazny - oznacza akceptację rozmówcy, pełne usposobienie do niego.
• Neutralny - rozmówca może okazywać powściągliwość, a nawet chłód, co na pierwszych etapach komunikacji jest całkiem akceptowalne. Ważne jest, aby udowodnić partnerowi szczerość i uczciwość swoich intencji, aby osiągnąć jego dobrą wolę.
• Wrogie stanowisko - otwarte odrzucenie partnera lub rozmówcy. Możesz spróbować nakłonić go, by początkowo stanął po co najmniej neutralnej stronie.
• Pozycja wyższości - partner otwarcie demonstruje swoją dominację, patrzy z góry na innych.
• Postrzeganie siebie nawzajem jako równych - jedna z najbardziej optymalnych pozycji.
• Pozycja podwładna - gdy jedna ze stron może celowo zabiegać o przychylność drugiej w celu osiągnięcia w ten sposób swojej lokalizacji.

Żadna komunikacja, w tym komunikacja biznesowa, nie odbywa się bez pojawienia się sytuacji konfliktowych. Idealnie relacja biznesowa to rodzaj komunikacji, w której plan emocjonalny powinien znajdować się na ostatnim miejscu, a racjonalność, rozwaga, stopień korzyści, możliwy zysk i skuteczność określonych osób w wykonywaniu określonych zadań nastawionych na osiągnięcie Główny cel.

Eksperci w dziedzinie zarządzania konfliktami zidentyfikowali kilka rozwiązań, które można zastosować do rozwiązania każdej sytuacji konfliktowej:

• sposób na dominację - jedna ze stron rozwiązuje konflikt, ale bardziej na ich korzyść, często uciekając się do nieetycznych metod prowadzenia biznesu;
• poddać się - jedna strona poddaje się pod presją drugiej i idzie na ustępstwa pod każdym względem. W niektórych sytuacjach zdarza się, że nie ma innego wyjścia, ale jest to niepożądany sposób rozwiązywania problemów;
• unikanie konfliktu - świadome wycofanie się z sytuacji przez jedną ze stron, która nie jest już zdeterminowana do dalszej komunikacji, gdyż nie widzi konstruktywnych sposobów rozwiązania problemu;
• negocjacja - doskonała okazja do rozwiązania konfliktu, w trakcie którego strony starają się spotkać w połowie drogi, oferując możliwe i realne sposoby rozwiązania zaistniałej trudnej sytuacji;
• metoda arbitra - sytuacja może interweniować przez stronę trzecią, która nie jest bezpośrednio związana z konfliktem i nie jest stroną zainteresowaną. Jednak osoba lub grupa osób z zewnątrz dokłada wszelkich starań, aby konflikt został rozwiązany.

Najlepszym rezultatem każdej sytuacji konfliktowej jest integracja, w której obie strony wspólnie znajdują rozwiązanie, przy realizacji którego brane są pod uwagę wspólne interesy i pragnienia. Integracja (lub psychologiczne przenikanie się stron we wzajemną sytuację) daje doskonałą okazję do otwartego i szczerego pokazania wszelkich możliwych nieporozumień i głównych sprzeczności.

W procesie integracji strony odwracają uwagę od typowego w takiej sytuacji przejścia do osobowości, skupiają się na wspólnym celu i szukają trudnych, ale realnych możliwości rozwiązania. Oczywiście integracyjny sposób rozwiązywania konfliktu jest dość trudny, a szczególnie trudno znaleźć optymalne rozwiązania, ale to tutaj ludzie mają doskonałą szansę na pokazanie wszystkich swoich talentów organizacyjnych i wynalazczych.

W trakcie integracji aby nie zgubić wątku rozmowy i nie odejść od głównej rzeczy, powinieneś się jak najbardziej skoncentrować. Jeśli uczestnicy są zmotywowani i zjednoczeni wspólnym pragnieniem osiągnięcia optymalnego rozwiązania konfliktu, można zastosować prostą metodę. Główne cele i życzenia jednej i drugiej strony są zapisane na dwóch osobnych arkuszach, następnie te wskaźniki są porównywane, identyfikowane są sprzeczności, a następnie następuje poszukiwanie możliwych rozwiązań.

Tym samym całkiem realne staje się przełożenie konfliktu na strumień użytecznych konstruktywnych rozwiązań i skierowanie energii jego uczestników w koniecznym i użytecznym kierunku. Oczywiście trzeba usiąść do stołu negocjacyjnego i opracować taki plan dopiero wtedy, gdy pierwsze emocjonalne namiętności i wybuchy już opadną, a uczestnicy procesu dojdą do wniosku, że sytuację trzeba doprowadzić do nowej poziom.

W procesie komunikacji biznesowej mogą również pojawić się pewne przeszkody, przez które komunikacja biznesowa staje się mniej produktywna i ufna. W najgorszym przypadku pojawienie się barier komunikacyjnych może doprowadzić do zerwania kontaktów i klasycznej wersji sytuacji konfliktowej, której rozwiązanie zależy wyłącznie od zaangażowanych stron. Główne bariery to:

• Estetyka... Przeszkoda w komunikacji lub ogólnie niechęć do komunikowania się z osobą może powstać z powodu zbyt ekscentrycznego lub nieprzedstawialnego wyglądu. Jak wiecie, człowiek jest „witany przez ubranie, ale odpędza go tylko jego umysł”, więc jeśli pierwsze wrażenie o nim zostanie zrujnowane, dalszy kontakt może być bardzo problematyczny.Dlatego w sferze biznesowej wypracowano koncepcję ubioru wraz z jego standardami, które dosłownie „ubezpieczają” ludzi przed możliwością powstania barier ze względów estetycznych. Również brak czystości i porządku w biurze może również powodować barierę estetyczną, a jeśli tak się stanie, to bardzo trudno będzie przywrócić reputację.
• Inteligentny. Wiadomo, że wszyscy ludzie bardzo różnią się typem i poziomem rozwoju intelektualnego. Jeśli dochodzi do kolizji między ludźmi o różnych poziomach lub typach inteligencji, może to prowadzić do przeszkód nie do pokonania. Aby temu zapobiec, liderzy firm i organizacji powinni prowadzić dokładniejszą selekcję pracowników, wybierając na głównych „graczy” zespoły wysoko wykwalifikowanych specjalistów oraz szkolić nowoprzybyłych na miejscu, aby z czasem nabrali niezbędnego doświadczenia i nie zostań obcy.

• Bariery motywacyjne - gdy jeden rozmówca nie jest zainteresowany pomysłami wyrażonymi przez inną osobę. Rozmówca jest dla niego tylko środkiem do osiągnięcia jakiegoś osobistego lub zawodowego celu, a jako pełnoprawny partner nie myśli o nim z góry, innymi słowy, po prostu nie ma motywacji, by traktować go poważniej i holistycznie.
• Bariery moralne... Należą do nich te przeszkody, których człowiek nie może pokonać, ponieważ pewne metody i sposób komunikacji są dla niego po prostu nie do przyjęcia. Może to być wręcz chamstwo, przejaw nieuczciwości i podłości zarówno wśród współpracowników, jak i partnerów biznesowych. Również psychologiczna presja ze strony przywódcy i demonstracja oczywistej arogancji i wyższości z jego strony mogą stać się poważną barierą moralną. Takie podejście do biznesu jest celowo niekonstruktywne, ale niestety jest bardzo powszechne w przedsiębiorstwach.
• Wreszcie bariery emocjonalne... Człowiek ze względu na to, że doświadcza bardzo nieprzyjemnych emocji, nie jest w stanie dać adekwatnej i racjonalnej oceny konkretnej sytuacji.

Komunikacja biznesowa to zatem cała sztuka, którą powinni studiować ci, którzy podjęli poważną decyzję o zagłębieniu się zarówno w kwestie indywidualnej przedsiębiorczości, jak i w poszukiwaniu pracy w dużej, stabilnej firmie. Oczywiście nie jest łatwo pracować w obszarze biznesu i zarządzania, ponieważ kwestia relacji międzyludzkich zawsze będzie dotkliwa i stała, zwłaszcza w warunkach kryzysowych, których pojawienie się często powoduje załamania finansowe i sytuacje konfliktowe między pracownikami i wspólnikami .

Najważniejsze jest, aby dokładniej przestudiować różne obszary związane z komunikacją biznesową, wykorzystując zdobytą wiedzę w praktyce.

Możesz dowiedzieć się jeszcze więcej o zawiłościach komunikacji biznesowej z poniższego filmu.