Subtelności psychologii komunikacji biznesowej

Komunikacja biznesowa zasadniczo różni się od rozmów na codzienne tematy. Subtelności psychologii tego typu konwersacji wymagają wypracowania etykiety w celu zawarcia obopólnie korzystnej współpracy.

Komunikacja biznesowa to tworzenie złożonego, wieloetapowego procesu tworzenia relacji między rozmówcami, które łączą wspólne zainteresowania zawodowe. Cechą charakterystyczną jest surowe zachowanie w ustalonych granicach, ograniczone etykietą oficjalnych działań z domieszką narodowej tolerancji.

Etykieta podporządkowuje się dwóm kategoriom - spisowi przepisów i instrukcji. Te ostatnie reprezentują postawę pracowników na wyższym stanowisku, natomiast normy to psychologiczne aspekty interakcji między pracownikami o równym stanowisku w systemie szczebli kariery.

Obie grupy przestrzegają jednak ogólnych wymogów uprzejmej współpracy. Prywatne zainteresowania, niechęci i negatywne nastroje nie powinny wpływać na przebieg pracy.

Kultura komunikacji to w kilku głównych etapach, które przewidują dalsze relacje pomiędzy partnerami biznesowymi:

• Uprzejme powitanie, aby pokazać drugiej osobie przyjazne usposobienie. Ludzie powinni sobie ufać w ramach wspólnych działań;
• Znajomość oznacza nawiązanie kontaktu, aby wizualnie reprezentować się nawzajem;
• Kierowanie na określony temat;
• Omówienie celu lub rozwiązanie delikatnej kwestii;
• Wynik rozmowy.

Znajomość zasad komunikacji biznesowej pozwala szybko wspinać się po szczeblach kariery, zwiększając jej status i znaczenie w społeczeństwie. W procesie doskonalenia jednostka tworzy pewną styl zachowania, który w większości przypadków zależy od rodzaju działalności:

1. Humanistyczny... Takie podejście zyskuje coraz większą popularność, ponieważ polega na udzielaniu wsparcia i wspólnym poszukiwaniu rozwiązania problemu. Pracownik jest postrzegany jako osoba o indywidualnych cechach, biorąc pod uwagę jego emocje i charakter;
2. Manipulacyjny. Menedżer lub kolega wykorzystuje rozmówcę jako narzędzie do osiągnięcia określonych celów. Na przykład osobista ścisła kontrola nad wykonywaniem zadań polega na manipulowaniu jednym partnerem nad drugim;
3. Styl rytualny, w przeciwieństwie do humanistyki, zakłada stworzenie pożądanego statusu w społeczeństwie. Cechy biznesowe i osobiste są wymazane na tle pewnej „maski”, której cechy zostały wcześniej ustalone. To codzienna rola każdego pracownika, kształtowana indywidualnie.

Znajomość polityki komunikacyjnej pozwala na nawiązywanie kontaktów biznesowych, ponieważ komunikacja biznesowa jest integralną częścią zarządzania procesami organizacyjnymi. Właściciele, menedżerowie i pracownicy muszą skutecznie przekazywać swoje myśli i pomysły innym osobom z firmy i spoza niej.

Ten rodzaj komunikacji w pracy to werbalny przekaz informacji. Komunikacja werbalna może przybierać formę spotkań, rozmów twarzą w twarz, rozmów telefonicznych i wideokonferencji. Jest to najlepszy rodzaj komunikacji biznesowej, ponieważ pozwala rozmówcom na wzajemną ocenę wizualną.

Komunikacja niewerbalna jest reprezentowana przez notatki biznesowe, oficjalne pisma, dokumenty i różne ogłoszenia. Aby wysłać ten sam rodzaj wiadomości do wielu osób, komunikacja niewerbalna ma praktyczne znaczenie. Może pomóc w przekazywaniu instrukcji technicznych i demonstrować schematy, wykresy, które należy przejrzeć, aby działać.

Również komunikacja niewerbalna podczas osobistego spotkania wyraża się w różnych gestach, postawach i mimice. Zachowanie niesie dodatkowe informacje dla rozmówcy i pomaga mu wyciągnąć odpowiednie wnioski.

Technologia otworzyła nowe formy komunikacji biznesowej. E-mail, konferencje internetowe, sieci społecznościowe pozwalają na prowadzenie komunikacji biznesowej z kilkoma osobami jednocześnie. Oficjalne strony internetowe firm obniżają poziom komunikacji z konsumentem, jednocześnie ukazując silne cechy i cechy firmy.

Jednak w nawiązaniu relacji biznesowej ważna jest komunikacja bezpośrednia, która pomaga nawiązać kontakt wzrokowy i stworzyć wizualną reprezentację rozmówcy. Ważne jest, aby obie strony były w tym samym czasie i przestrzeni, ponieważ konieczne jest, aby uczestnicy zrobili dobre wrażenie. Osobista obecność może mieć silny wpływ na cały proces komunikacji biznesowej.

Bezpośredni kontakt nie zawsze jest możliwy w zależności od sytuacji. Dokładnie tak samo, jak dyskusja na ten temat z kilkoma osobami stwarza barierę w wymianie informacji. W związku z tym komunikacja biznesowa przybiera inną formę interakcji:

• Korespondencja biznesowa... Rozkazy, listy i dekrety są pośrednią formą komunikacji. Komunikacja pisemna jest niezbędna do rozwiązywania konfliktów lub ostrych sytuacji zarówno w organizacji, jak i między podmiotami prawnymi;
• Konferencja prasowa obejmuje informowanie opinii publicznej o aktualnych kwestiach poprzez spotkanie urzędników z przedstawicielami mediów;
• Spotkanie. Odbywa się bezpośrednio w organizacji w celu sformułowania i rozwiązania problemu między pracownikami. Kierownik musi omówić czynności związane z pracą z kilkoma pracownikami jednocześnie.

W toku działalności zawodowej powstają różne sytuacje obejmujące formy komunikacji biznesowej. Niektórych nie da się rozwiązać bez konfliktu, inne wymagają tolerancyjnego podejścia. Proces ten jest utrudniony przez emocjonalne wybuchy jednostek broniących własnego punktu widzenia.

Posiadanie cech osobowych uzupełnia definicję komunikacji biznesowej. Strony współdziałające przestrzegają ustalonej etykiety, która rozwija się w zależności od cech narodowych i zawodowych. Istotny wpływ na przebieg rozmowy ma także psychologia, zachowania językowe oraz sposób postrzegania aparatu państwowego przez uczestników.

Strategia, która stanowi podstawę rozmowy, musi być dobrana prawidłowo. W tym celu zaleca się najpierw uwzględnienie cech rozmówcy:

• typ temperamentu i ekspresja emocji;
• funkcje językowe;
• zwyczaje krajowe;
• sfera zawodowa;
• pozycja w firmie;
• tolerancja i stosunek do osób innej narodowości.

Ważną rolę w filozofii komunikacji biznesowej odgrywa etyka, która jest dziś palącą kwestią. Prawie każdy na co dzień dokonuje transakcji handlowej. Ponadto znaczna część życia należy do partycypacji i przygotowania do aktywności zawodowej.

W ramach kompleksowych programów etycznych wiele firm opracowało wewnętrzne zasady, które odnoszą się do kulturowych zachowań pracowników. Polityka jest realizowana zarówno w prostych wezwaniach do zgodności z ogólnymi zasadami kultury, jak i w bardziej szczegółowym kodzie.

Ta ostatnia zawiera specyficzne wymagania behawioralne, które wyrażają oczekiwania firmy wobec pracowników. Polityka wewnętrzna to także lista zaleceń dotyczących rozwiązywania niektórych typowych problemów, które pojawiają się w trakcie prowadzenia działalności.

Etyka biznesu opiera się na dwóch obszarach: pragmatyzmie i nakazie. Pierwszą zasadą jest czerpanie maksymalnych korzyści z większej liczby osób. Koszt powinien zostać zrekompensowany skumulowanymi korzyściami z kontaktów biznesowych i umów.

Nakaz moralny jest taki decyzje podejmowane przez jednostkę nie powinny zależeć od konsekwencji i zasad dyktowanych przez społeczeństwo. Na przykład organizacja nie powinna okłamywać konsumenta na temat świadczonych przez siebie usług.

Znajomość etykiety biznesowej jest istotna, ponieważ pomaga rozmówcy zająć korzystniejszą pozycję. Jednak rozmówcy powinni brać pod uwagę wzajemne interesy i opierać się na obopólnych korzyściach podczas omawiania celu. Jednocześnie konieczna jest obrona stanowisk dobrze zdefiniowaną mową, poprawnie formułując swoje myśli. Osiągnięcie pozytywnego wyniku zależy od wzajemnego zrozumienia i współpracy obu stron.

Dziedzina komunikacji biznesowej dotyczy niemal wszystkich dziedzin życia codziennego. Tak szeroka interakcja nie jest wyjątkiem na liście komunikacji interpersonalnej, wymagającej dostosowania procesów.

Przebieg procesów negocjacji biznesowych opiera się na podstawowych zasadach:

• Komunikacja biznesowa wpływa nie tylko na dyskusję o konkretnych kwestiach, ale także na osobiste relacje rozmówców. Tak więc żaden kontakt nie jest kompletny bez kolizji międzyludzkich;
• Każda osoba inicjuje ciągłość rozmowy poprzez gesty werbalne i niewerbalne. Dzięki takim komunikatom rozmówca wyciąga wnioski i symuluje obecną sytuację;
• Celowość. Każde działanie komunikacyjne niesie ze sobą określony cel: nawiązanie kontaktu biznesowego lub rozwiązanie ogólnego problemu. Wraz z nim są też zadania ukryte. Na przykład, opisując problem w celu przekazania istoty spotkania, prezenter jest w stanie nieświadomie zademonstrować publiczności erudycję i elokwencję;
• Wielowymiarowość opiera się nie tylko na obiegu informacji między rozmówcami, ale także na odpowiedniej regulacji relacji. Rozmowa to transmisja danych osobowych i umowa pomiędzy partnerami biznesowymi. Jednocześnie istnieje przejaw emocjonalnego tła między jednostkami. Na przykład jeden z rozmówców jest w stanie wyrazić dominującą pozycję w stosunku do swojego partnera.

Ton rozmowy dyktują zasady postępowania. Każdy zły gest i nieostrożne słowo mogą zakłócić wielomilionową transakcję, a życzliwe usposobienie pomoże zawrzeć lukratywny kontrakt. Dla pozytywnego wyniku komunikacji biznesowej ważna jest znajomość listy podstawowych norm.

Konieczne jest zachowanie optymalnego tempa rozmowy i stosowanie technik psychologicznych. Powolna rozmowa odwraca uwagę rozmówcy od głównej wymiany informacji. Z drugiej strony, dzięki szybkiej mowie, przekazanie słuchaczowi niezbędnych informacji jest prawie niemożliwe. Naprzemiennie z długimi i krótkimi wiadomościami można osiągnąć pozytywny wynik.

Sugestie przeładowane informacjami należy rozbić na mniejsze, łatwo przyswajalne. Nie używaj jednak tylko krótkich fragmentów, które nie robią pożądanego wrażenia.

Podczas tworzenia obrazu zaleca się przestrzeganie kilku norm, które zwiększają procent sukcesu:

1. Początek rozmowy nie powinien być uciążliwy propozycjami biznesowymi. Rozmówca może je potraktować jako agresywne ataki, na które natychmiast zareaguje ze skrajną niechęcią do rozmowy;
2. Prawidłowo zadane pytania pomogą doprowadzić rozmówcę do właściwej myśli i osłabić napiętą rozmowę;
3. Nie powinieneś otwarcie wyrażać własnego punktu widzenia. Jeśli nie da się tego uniknąć, konieczne jest ukrycie myśli pod subiektywną opinią, wyrażoną miękko i dyskretnie;
4. Komunikacja biznesowa wymaga szacunku dla etykiety. Wychodzenie poza granice norm kulturowych negatywnie wpływa na przebieg komunikacji;
5. Nie zaleca się wyrażania gotowych rozwiązań.Zachęcanie do wnioskowania o sobie przyczynia się do usposobienia rozmówcy i korzystnego wyniku kontaktu międzyludzkiego.

Umiejętność wyrażania myśli i odpowiednia strategia mogą zwiększyć szanse na osiągnięcie celu. Jednocześnie uczestnicy muszą wypełniać swoje role w ramach wzajemnie korzystnej współpracy. Rozmówcy muszą brać pod uwagę swoje interesy i szanować ustalone normy kulturowe.

Prowadząc komunikację biznesową nie należy opuszczać przestrzeni zawodowej. W życiu codziennym rozmówcą może być zarówno kierownik, jak i pracownik średniego szczebla. Obaj uczestnicy spełniają rolę aktywności zawodowej. W pracy ważna jest współpraca i aktywna interakcja.

Więcej informacji na temat najważniejszych umiejętności komunikacji biznesowej znajdziesz w następnym filmie.