Zawód sekretarz

W biurze niemal każdej nowoczesnej firmy sekretarka zajmuje szczególne miejsce. To specjalista, który pomaga utrzymać organizację i funkcjonowanie. W rzeczywistości jest pośrednikiem między menedżerem, pracownikami, partnerami i klientami. Z reguły zdobycie tego stanowiska nie jest trudne – nie zawsze wymagane jest wyższe wykształcenie i duże doświadczenie zawodowe. A w przyszłości możesz zbudować dobrą i ciekawą karierę, jeśli będziesz wykonywać swoje obowiązki sprawnie i odpowiedzialnie.

O zawodzie sekretarza wspomina się od czasów starożytnego Rzymu. Według historyków takich robotników zatrudniali patrycjusze oraz szlachetni lub po prostu bogaci obywatele kraju. Jako sekretarki zatrudniono mężczyzn z niższych warstw z dobrym wykształceniem. Do obowiązków takich pracowników należały wówczas prace biurowe, korespondencja, a często także finanse, a nawet tajemnica pracodawcy.

W Rosji stanowisko sekretarza pojawiło się w 1720 roku dzięki Piotrowi I. Na zawód nałożono surowe wymagania – wykształcenie, dobra znajomość prawa, zrozumienie wszelkich subtelności i specyfiki. Stanowisko sekretarza osobistego jest poszukiwane od 1840 r. - wielu menedżerów różnych przedsiębiorstw często potrzebuje osobistego asystenta.

Współczesny zawód sekretarki to często praca recepcyjna i organizacyjna w biurze – pomagająca nie tylko kierownikowi, ale także współpracownikom i gościom.Dziś sekretarz uważany jest za twarz firmy, a po jego wyglądzie goście oceniają solidność całego przedsięwzięcia. Obecnie ten zawód uważany jest głównie za kobiecy ze względu na swoją specyfikę. W trakcie rozwoju zawodu ukształtowało się kilka kierunków sekretariatu, w zależności od specjalizacji.

• Sekretarz biura (kierownik biura). Do obowiązków należy dystrybucja telefonów, spotkania z gośćmi, wypełnianie poleceń kierownictwa oraz zapewnienie stabilnego funkcjonowania biura (zamawianie artykułów piśmiennych, wody itp.). Aby uzyskać stanowisko, pracownik nie potrzebuje specjalnego wykształcenia. Na drabinie kariery ta pozycja jest często pozycją startową.

• Asystent sekretarza. Stanowisko podobne do stanowiska kierownika biura, ale bardziej odpowiedzialne i złożone. Tutaj do obowiązków będzie należało przygotowywanie rozwiązań projektowych, redagowanie dokumentów, redagowanie tekstów przemówień szefa na różnego rodzaju wydarzeniach, a także częściowa kontrola pracy pracowników organizacji. Uzyskanie takiego stanowiska wymaga specjalnego wykształcenia (kursy, ośrodek szkoleniowy).

• Osobisty asystent kierownika. To stanowisko uważane jest za honorowe. Taki asystent musi budować relacje z kierownictwem i tworzyć atmosferę zaufania. Do wykonywania obowiązków potrzebna będzie znajomość specyfiki zawodu, podstaw pracy biurowej, odporności na stres i pewności siebie. Praca zwykle polega na rozwiązywaniu problemów organizacyjnych i administracyjnych.

Oprócz tych zawodów istnieje kilka specjalizacji o wąskiej specyfice.

• Urzędnik. Pracownik, który organizuje dokumentację, sporządza faktury, ewidencjonuje korespondencję przychodzącą i wychodzącą, tworzy archiwum.
• Sekretarz-tłumacz. Oprócz podstawowych obowiązków wymagany jest wysoki poziom znajomości języka obcego. Pracownik bierze udział w negocjacjach z partnerami zagranicznymi.
• Sekretarz sądowy. Pracownik służy w sądzie, sprawdza obecność osób na zebraniach, sporządza protokoły rozpraw, sporządza akty prawne i wykonuje różne polecenia sędziego.
• Sekretarz Techniczny. Do wypełniania obowiązków konieczna jest znajomość metody pisania „w ciemno”, odbieranie połączeń telefonicznych oraz umiejętność pracy ze sprzętem biurowym.

Dodatkowe cechy charakterystyczne współczesnego zawodu to:

• korespondencja biznesowa;
• duża szybkość pisania „na ślepo” – bez patrzenia na klawiaturę i używania wszystkich 10 palców;
• umiejętność korzystania z różnorodnego sprzętu biurowego;
• umiejętność uporządkowania dokumentacji (korespondencja, archiwum).

Do zalet zawodu należą:

• nie ma aktywności fizycznej;
• istnieje możliwość zdobycia ważnych umiejętności komunikacyjnych i nawiązania przydatnych kontaktów;
• nie trzeba mieć specjalizacji, aby dostać pracę;
• pracować w komfortowych warunkach;
• w niektórych przypadkach możesz używać sprzętu biurowego do celów osobistych (kopiarka, skan);
• czasami można połączyć naukę z pracą.

Jak w każdym innym zawodzie, stanowisko sekretarki ma swoje wady:

• ciągłe bycie w zasięgu wzroku dyrekcji;
• codzienny nieskazitelny wygląd (szczególnie ważne w dużych firmach);
• podobne zadania i rutynowa praca (często typowe dla małych organizacji);
• praca jest często stresująca;
• realizacja osobistych poleceń organów niezwiązanych z pracą;
• rzadko istnieje możliwość samorealizacji;
• tryb pracy może być nieregularny.

Perspektywa rozwoju sekretarza jest często wątpliwa. Niektórzy menedżerowie nie spieszą się z utratą dobrego pracownika i przeniesieniem go na inne stanowisko.Inni są wyrozumiali i często awansowani na odpowiedzialnych, ciężko pracujących i profesjonalnych pracowników.

Dokumentem, który ma regulować prawa i obowiązki pracownika, jest opis stanowiska pracy, jest on równie ważny dla sekretarki, jak i dla kierownictwa. Zawiera prawa i obowiązki obu stron umowy o pracę, co pozwala na wykorzystanie jej jako narzędzia do efektywnej koordynacji procesów produkcyjnych.

Nie ma jednej formy instrukcji, więc możesz skomponować ją z gotowego szablonu lub stworzyć własny dokument. Przy redagowaniu dokumentu należy wziąć pod uwagę, że w każdej firmie sekretarki pełnią różne funkcje, pomimo tej samej podstawowej pracy.

Opis stanowiska powinien być sporządzony z uwzględnieniem standardu zawodowego i zawierać następujące główne sekcje.

• Postanowienia ogólne.
• Funkcje.
• Odpowiedzialność zawodowa.
• Prawa.
• Odpowiedzialność.

Poza głównymi obowiązkami dopuszcza się w opisie stanowiska wprowadzenie dodatkowych funkcji z uwzględnieniem specjalizacji. Tak więc instrukcje urzędnika, sekretarza technicznego, wojskowego lub naukowego będą pełnić podobne podstawowe funkcje sekretarskie, ale różnią się specjalistycznymi obowiązkami, które trzeba będzie wskazać w dokumencie.

W klasycznym sensie do głównych ujednoliconych obowiązków sekretarza można przypisać następujące funkcje:

• zapewnia czynności administracyjne kierownika;
• prowadzi korespondencję biznesową, w tym telefony i e-maile;
• przyjmuje i redystrybuuje korespondencję, przygotowuje i wysyła odpowiedzi na otrzymane pisma;
• zbiera i przetwarza informacje niezbędne kierownikowi, zapewnia pracę biurową;
• przyjmuje dokumenty od pracowników do dalszego przekazania kierownictwu do podpisu i przeglądu;
• przygotowuje spotkania, spotkania i konferencje, prowadzi ich protokoły;
• dokonuje zakupów artykułów papierniczych i innych produktów niezbędnych do sprawnego funkcjonowania biura;
• rozwiązuje zadania organizacyjne związane z przyjmowaniem pracowników i gości;
• wykonuje inne prace związane z zajmowanym stanowiskiem.

Dodatkowo obowiązki mogą stać się:

• kontrola realizacji zamówień i zamówień;
• skanowanie i kopiowanie dokumentacji;
• anulowanie lub przesunięcie terminów;
• rezerwacja biletów i pokoi hotelowych;
• przygotowywanie raportów dotyczących kosztów podróży;
• przygotowywanie napojów i smakołyków dla gości.

Sekretarka w pracy często i dużo musi komunikować się z różnymi ludźmi, dlatego dobry specjalista musi spełniać następujące wymagania:

• schludność;
• precyzja;
• życzliwość;
• kultura mowy;
• towarzyskość;
• brak złych nawyków.

Ponieważ sekretarka jest „twarzą” firmy, przyjemny wygląd pracownika jest niezbędnym kryterium. Należy tutaj zaznaczyć, że mówimy o wyczuciu stylu i obecności gustu, a nie o wyglądzie modelki. Kobiety często zostają sekretarkami, ponieważ są uważane za bardziej elastyczne, odporne na stres i potrafiące stworzyć przytulną atmosferę w biurze.

Specyfiką pracy sekretarskiej jest regularne pomaganie menedżerowi w prowadzeniu biznesu. Z tego powodu takie cechy zawodowe są niezwykle ważne:

• odpowiedzialność;
• punktualność;
• uwaga;
• pracowitość;
• umiejętność uczenia się;
• organizacja.

Aby dostać pracę jako sekretarka, często nie potrzebujesz wyższego wykształcenia, odpowiednie są ukończone kursy specjalistyczne. Przydatna będzie wiedza zdobyta z zakresu psychologii, szybkiego czytania i stenografii. Podstawową wiedzę o zawodzie sekretarki można uzyskać w kolegiach specjalistycznych. Takie szkolenie jest dostępne dla tych, którzy ukończyli 9 lub 11 klasę szkoły i potrwa 1-3 lata, w zależności od istniejącego wykształcenia średniego.

Jeśli wybór padł na renomowaną firmę, ważne jest, aby uzyskać specjalistyczne wykształcenie. Na przykład pod Ministerstwem Spraw Zagranicznych Federacji Rosyjskiej działa ośrodek szkoleniowy szkolący sekretarzy. Centrum uczy studentów obsługi komputera, podstaw pracy biurowej, etyki i etykiety biznesowej oraz języka angielskiego. Ponieważ uczelnie krajowe nie oferują szkoleń w zakresie pracy sekretarskiej, przewagę mają kandydaci z dyplomami z filologii, komunikacji, psychologii i innych podobnych dziedzin. Niektóre firmy zapewniają szkolenia dla kandydatów, których są gotowi zatrudnić.

Możesz pracować jako sekretarka w renomowanej organizacji, w małej firmie oraz w agencji rządowej, na przykład w szkole lub na uniwersytecie. Dziś prawie każdy menedżer potrzebuje sekretarek lub asystentów. Stanowisko sekretarki owiane jest różnymi mitami – jedni mówią o rozpoczęciu ciekawej kariery w tym zawodzie, inni przekonują, że awansu praktycznie nie ma.

W rzeczywistości awans zawodowy w dużej mierze zależy od cech osobistych. Inicjatywa i ciężka praca pomogą Ci przejść na wyższe stanowisko w firmie, na przykład najpierw jako asystent menedżera, a następnie zostać menedżerem. Dalszy rozwój firmy będzie w rękach samego specjalisty.

Na początku kariery trudno liczyć na wysoką pensję. Pracodawcy zwykle oferują pracownikom bez doświadczenia pensję w wysokości 15 000-20 000 rubli. w zależności od regionu zamieszkania. W dużych miastach zarobki są zazwyczaj wyższe. Średnia pensja doświadczonego pracownika wynosi 30 000-45 000 rubli. w całej Rosji. Specjaliści o wyższych kwalifikacjach, na przykład osobiści asystenci menedżerów i asystenci, zarabiają 60 000-80000 rubli.