Streszczenie

Wskazówki dotyczące pisania CV sekretarki

Zadowolony

Czym zajmuje się specjalista?
Struktura
Czego nie trzeba określać?
Jak napisać list motywacyjny?
Próbki

Sekretarz przedsiębiorstwa przejmuje zadanie organizowania działalności kolektywu pracowniczego, aw szczególności szefa przedsiębiorstwa. Jest to asystent szefa firmy, więc kandydaci na to stanowisko mają dość surowe wymagania. Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo kwestiom sporządzenia udanego CV na stanowisko sekretarza.

Czym zajmuje się specjalista?

Praca każdej sekretarki wymaga umiejętności szybkiego przełączania się z jednego rodzaju pracy na inny. Osoba ta wykonuje różnorodne zadania, ale wszystkie mają na celu pomoc w pracy pierwszej osobie firmy, a także zaoszczędzenie jej czasu pracy i czasu osobistego. Tradycyjnie funkcje zawodowe tego specjalisty obejmują pracę biurową, pracę z telefonem, mini-automatyczną centralę telefoniczną i sprzęt biurowy, redystrybucję połączeń, a także organizowanie spotkań, wyjazdów służbowych i innej pracy.

Recepcjonista odpowiada za wstępny odbiór klientów i gości, komunikację telefoniczną, odbieranie faksów, a także obsługę serwisową negocjacji szefa.
Obowiązki służbowe administratora obejmuje organizację najbardziej efektywnej interakcji pracowników przedsiębiorstwa, utrzymanie porządku w przestrzeni biurowej, serwisowanie sprzętu biurowego, zaopatrzenie biura firmy we wszystkie niezbędne artykuły papiernicze i AGD.
Zadania osobistego asystenta menedżera są nieco inne. Ten specjalista jest zawsze świadomy nadchodzących wydarzeń.To na jego barkach spoczywa planowanie spotkań roboczych szefa, wypełnianie jego osobistych przydziałów i wiele innych zadań, które zwykle są negocjowane w każdym przypadku indywidualnie.
Urzędnik sądowy zwykle przydzielony do jednego sędziego – pracownik ten bierze udział w rozprawach sądowych i wykonuje wszystkie niezbędne prace dokumentacyjne. Sekretarz sądowy zajmuje się archiwizacją dokumentów, przekazywaniem materiałów do kancelarii, protokołowaniem rozpraw sądowych, a także wysyłaniem wezwań. Wymagania na to stanowisko są bardzo wysokie: pracownik musi mieć wyższe wykształcenie prawnicze i co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe.
sekretarz prasowy nadzoruje kwestie prezentacji marki, wchodzi w interakcję z mediami, opracowuje wybór istotnych wiadomości. Osobisty asystent przyjmuje wszelką korespondencję, przygotowuje wszystkie dokumenty biznesowe dla pierwszej osoby firmy, zbiera w taki czy inny sposób informacje związane z podejmowaniem ważnych decyzji, a także realizuje jednorazowe zlecenia od szefa.

Specyfiką jest również działalność asystenta notariusza, sekretarki-tłumacza, a także pracownika jednostki oświatowej w szkole.

Struktura

Każde CV składa się z kilku bloków. Poniżej znajdują się zalecenia, co wskazać w każdym z nich dla przyszłego sekretarza.

Obowiązki

W wersji rozszerzonej lista zadań każdej sekretarki wygląda następująco:

przyjmowanie przychodzących pism i wniosków, ich redystrybucja, przekazywanie osobom odpowiedzialnym;
przyjęcie dokumentacji do podpisu przez szefa;
odbieranie połączeń przychodzących i przekazywanie ich;
organizacja negocjacji biznesowych dla szefa;
przygotowywanie odwołań, pism i innych dokumentów na wniosek szefa;
przygotowanie spotkań i spotkań roboczych, zebranie niezbędnych materiałów, powiadomienie wszystkich uczestników wydarzenia o miejscu i czasie ich odbycia, sfinalizowanie protokołów ze spotkań;
Świadczenie usług w zakresie organizowania spotkań gości szefa;
kontrola wykonywania poleceń administracji przez pracowników firmy;
zapewnienie administracji przedsiębiorstwa materiałów biurowych, sprzętu biurowego i innych środków niezbędnych do pracy, przyczyniających się do sprawnej pracy personelu;
przyjmowanie gości;
prowadzenie archiwum firmy;
organizacja wyjazdów służbowych dla pierwszej osoby firmy: zakup biletów, a także rezerwacja pokoi hotelowych;
realizacja innych zamówień.

Jeżeli ubiegasz się o stanowisko asystenta sekretarza, to bądź przygotowany na to, że lista obowiązków zostanie uzupełniona o weryfikację dokumentów, przygotowanie recenzji analitycznych, zebranie materiałów do sprawozdań i wystąpień.

Umiejętności

Wybrany kandydat na stanowisko sekretarki musi posiadać następujące umiejętności, które można wskazać w CV:

Praca w biurze;
prowadzenie rozmów telefonicznych;
spotkania i wstępne konsultacje z klientami;
utrzymanie życia biura;
przetwarzanie korespondencji;
organizacja imprez i spotkań biznesowych;
zarządzanie czasem głowy;
znajomość sprzętu biurowego i biurowych programów komputerowych.

To, które umiejętności są priorytetowe, zależy od obszaru działalności firmy... Na przykład, jeśli potrzebujesz sekretarki do centrum medycznego, nie będziesz potrzebować głębokiej wiedzy na temat pracy biurowej i przepływu pracy, prawdopodobnie nie będziesz potrzebować umiejętności sporządzania dokumentów w celu uzyskania wizy. Stanowisko to wymaga umiejętności komunikowania się z klientami, znajomości podstaw nauk medycznych, umiejętności komunikowania się przez telefon w dużych ilościach.

Osiągnięcia

Osiągnięcia zawodowe są ważne dla każdego pracodawcy, wśród najważniejszych są zwykle następujące punkty:

optymalizacja pracy firmy;
stworzenie optymalnego klimatu pracy w biurze;
organizacja systemu interakcji między działami;
Wsparcie w podróży;
koordynowanie działalności usług kurierskich i sprzątających.

Cechy zawodowe i osobiste

Kompetentny sekretarz musi mieć tak ważne cechy, jak:

otwartość na komunikację;
odpowiedzialność i koncentracja na wynikach;
aktywna pozycja życiowa;
umiejętność wykonywania obowiązków w środowisku wielozadaniowym;
możliwość szybkiego przełączania się z jednej czynności na drugą;
brak złych nawyków;
tolerancja na stres;
dokładność i skrupulatność;
pragnienie doprowadzenia do końca tego, co zostało rozpoczęte;
przyzwoitość;
umiejętność pracy z danymi osobowymi;
Poprawny język ustny i pisemny;
dobra znajomość etykiety biznesowej;
umiejętność działania w zespole.

doświadczenie zawodowe

Jeśli pracowałeś już jako sekretarka, nie będzie ci trudno opisać swoje doświadczenie zawodowe. Dużo trudniej będzie tym aplikantom, którzy po raz pierwszy szukają pracy w tej specjalności. Jednak brak doświadczenia nie jest powodem do zmartwień, zawsze możesz podkreślić kluczowe umiejętności, które posiadasz.

Na przykład możesz określić:

biegła znajomość języka angielskiego i hiszpańskiego;
posiadanie wszystkich podstawowych programów biurowych;
znajomość sprzętu biurowego;
Pisanie dotykowe 10 palcami (300 znaków na minutę).

Zawsze musisz podkreślać swoje "atuty" - dzięki temu pracodawca będzie mógł zobaczyć, gdzie jesteś silny i zainteresować się Twoją kandydaturą.

Edukacja

Aby zakwalifikować się na stanowisko asystenta sekretarki w renomowanej firmie, trzeba mieć wykształcenie wyższe. Jednak skuteczne wykonywanie obowiązków często wymaga: dodatkowe kursy i szkolenia z zakresu pracy biurowej, archiwizacji, a także pracy ze sprzętem biurowym... W mniejszych biurach sekretarki często pełnią obowiązki zastępcy prawnika lub prowadzą księgi rachunkowe. W takim przypadku, odpowiednio, będziesz potrzebować wykształcenia prawniczego lub ekonomicznego.

Przy ubieganiu się o stanowisko sekretarza-administratora i recepcjonistki obecność wyższego wykształcenia nie jest konieczna.

Czego nie trzeba określać?

Zastanówmy się trochę więcej nad tym, co nie musi być wskazane w CV.

Hobby i hobby... Nie trzeba szczegółowo opisywać, jak lubisz hodować kwiaty / robić na drutach / haftować, na wypadek, gdyby Twoja przyszła działalność nie miała z tym nic wspólnego.
Całe dostępne doświadczenie zawodowe. Wiele osób zaczyna swoją karierę na stanowiskach takich jak sprzedawca, woźny czy sprzątaczka. Jeśli pracujesz dłużej niż 10 lat, wystarczy zatrzymać się w 2-3 miejscach w podobnej specjalności.
Sekretarka musi mieć przyjemny wygląd, dlatego warto dołączyć zdjęcie do CV. Jednak nie są tu dozwolone żadne podteksty seksualne - ogranicz się do ścisłego zdjęcia do dowodu osobistego. Obrazy w kostiumie kąpielowym lub w restauracji mogą być niewłaściwie odtworzone.

Jak napisać list motywacyjny?

List motywacyjny jest opcjonalny, ale mimo to zrobi dobre wrażenie na potencjalnym pracodawcy. Nie warto powtarzać w nim wszystkiego, co jest napisane w samym CV. Tutaj musisz wskazać swoje zainteresowanie wakatami i krótko podkreślić obecność podstawowych umiejętności i kompetencjiaby pomóc Ci w wypełnianiu obowiązków zawodowych.

Na końcu listu dziękujemy za zainteresowanie i wyrażamy szczerą nadzieję na odpowiedź.