Odmowa kandydatowi po rozmowie kwalifikacyjnej: przyczyny i sposoby powiadomienia

Komunikacja biznesowa to format komunikacji, który ma swoje własne zasady, normy, przepisy i zalecenia. Niestety nie wszystkie firmy przestrzegają tego formatu, czasami rażąco go naruszają lub po prostu zaniedbują etykietę biznesową. I często takie wpadki zdarzają się w sytuacji, gdy kandydat, który nie przeszedł pomyślnie rozmowy kwalifikacyjnej, zostaje odrzucony.

Pierwszeństwo ma uczciwa postawa, która wyjaśni kandydatowi odmowę po rozmowie kwalifikacyjnej. Ale muszą to być powody, które bezpośrednio wiążą się z profesjonalnym wizerunkiem i wyobrażeniem o cechach kandydata, które wykształciło się w firmie goszczącej. Jeśli kandydat sam zwróci się z prośbą o wyjaśnienie przyczyn, odmowa mu tego również byłaby zaniechaniem zawodowym.

Jest jednak kilka powodów, których nie należy wyrażać. Wymieńmy je.

• Jeśli nie podoba ci się wygląd, wiek kandydata, niektóre cechy autoprezentacji. Jeśli to wszystko można wytłumaczyć subiektywną oceną, to oczywiście takie rzeczy nie są wyrażane. Wygląda to na nierozsądną decyzję ze strony pracodawcy. Być może jest.
• Dyskryminacja jest zabroniona, więc szanujący się pracodawca nie ma ani moralnego, ani prawnego prawa do jej wykonywania. Ale to w teorii. W praktyce dyskryminacja ze względu na płeć często objawia się, gdy pracodawca ma pewność, że kobieta (lub mężczyzna) nie poradzi sobie z konkretną pracą, dlatego należy jej (jego) odmówić. To podejście jest absolutnie przestarzałe, a ponadto jest potępione. Ale nawet jeśli pracodawca kieruje się właśnie taką oceną, wyrażanie jej jest podwójnym błędem.

Możliwe przyczyny odmowy to:

• wysokie wymagania wnioskodawcy;
• fałszywe dane;
• nieprawidłowo skomponowane CV;
• brak pewności siebie, co w przewidywalny sposób negatywnie wpłynie na pracę;
• częste zmiany pracy;
• spóźnienia, lekceważący stosunek wnioskodawcy do formatu rozmowy, specjaliści.

Odmowa pracy to jedno, ale odmowa wyjaśnień to jeszcze większa utrata reputacji. Zwłaszcza w przypadkach, gdy casting lub konkurs odbywa się w kilku etapach, a kandydat zostaje „wyeliminowany” na końcowych rozmowach kwalifikacyjnych. W tym przypadku pracodawca, na podstawie wyników selekcji, sporządza mały profesjonalny raport, dzięki czemu procedura selekcji jest przejrzysta, co może pomóc potencjalnemu kandydatowi w dalszym zatrudnieniu.

Jeszcze raz warto zauważyć – trzeba odpowiedzieć. Ta informacja jest ważna nie tylko dla wnioskodawcy (niewątpliwie zasługuje na szacunek), ale także dla firmy, która chce zachować reputację biznesową, a co za tym idzie, aby dobór specjalistów był przejrzysty, obiektywny i jasny.

Powinieneś trzymać się tego stanowiska: każdy kandydat jest potencjalnym partnerem. Dziś może zostać odrzucony, a jutro stanie się częścią firmy (klient lub kolega). A odmowa, która zostanie udzielona bez wyjaśnienia lub powiadomienia, to duży minus dla firmy.

Idealnie, podczas samego wywiadu, a nawet podczas ogłaszania go, firma zajmująca się badaniem wyraźnie zaznacza czas odpowiedzi. To mądre podejście, które z góry buduje relacje. Wnioskodawca nie będzie się martwił z wyprzedzeniem, będzie miał do dyspozycji przejrzysty algorytm działań. A to również dyscyplinuje pracodawcę.

Maksymalny czas odpowiedzi to 2 tygodnie. Wszystko, co nie mieści się w tym terminie, świadczy o dezorganizacji procesu rekrutacji w firmie. Zakłada się, że kandydat nie szuka innych dróg, czekając na odpowiedź. Dlatego zmuszanie Cię do czekania dłużej niż 2 tygodnie jest po prostu brakiem szacunku.

Rozważ możliwości powiadomienia wnioskodawcy o odmowie.

• Przez telefon. Najpopularniejsza opcja. Pracownik, który otrzymał tę misję, musi zostać poinstruowany w zakresie komunikacji z wnioskodawcą. Biznesowy ton, styl komunikacji, przyjazne nastawienie, jasna i rzeczowa odpowiedź – to powinno być w takiej komunikacji.
• Pisemna odmowa. Możesz również napisać do wnioskodawcy, jeśli istnieje zgoda na takie połączenie. Możesz wykonać szablony listów do działu HR, które będą napisane poprawnie i z szacunkiem. Jeżeli odmowa dotyczy tego konkretnego okresu, ale firma dostrzega w wnioskodawcy potencjał, nie ma nic przeciwko dostrzeganiu go w innych projektach (w przyszłości), należy to zgłosić w piśmie.

Dla niektórych firm pisanie stopki to cały problem. Niektórzy są zawstydzeni, inni zachowują się bardzo surowo, a ktoś udziela nie do końca jasnych odpowiedzi. Istnieją na to szablony - wskazówki, jak odmówić z szacunkiem i kompetentnie.

Przykładowy tekst ostrzeżenia o awarii.

• Witaj Irino Aleksandrowna! 20 września 2019 r. udzieliłeś wywiadu na stanowisko kierownika sprzedaży. W imieniu Forum dziękuję za poświęcony czas. Widzieliśmy, że jesteś profesjonalistą i dążącym do rozwoju specjalistą, pozostawiłeś po sobie miłe wrażenie. Niestety nasz wybór padł na innego kandydata. Twoje CV pozostanie w naszej bazie danych na wypadek, gdyby w firmie wkrótce pojawił się odpowiedni wakat. Z przyjemnością zaprosimy do współpracy. Wszystkiego najlepszego! Menedżer HR Elena Petrova.
• Jewgienij Iwanowicz! Informujemy o wynikach konkursu na stanowisko kierownika projektów kulturalnych Fundacji Everest. Twoje CV okazało się dla nas interesujące, ale wśród kandydatów znalazł się specjalista, który na dzień dzisiejszy najlepiej odpowiada kryteriom wyboru kandydata. Życzymy Ci znalezienia stanowiska, w którym Twoje osiągnięcia zawodowe i potencjał zostaną docenione. Jeśli wyrazisz na to zgodę, Twoje CV pozostanie w naszej bazie danych. Dział Rekrutacji, Fundacja Everest.

Wszystko zależy od tego, jaki był konkurs, a także ilu wnioskodawców trzeba powiadomić o odmowie. Jeśli jest ich więcej niż 7-10, pracodawca nie tylko zadzwoni do wszystkich. Ale jeśli ta praca leży po stronie przedstawicieli działu personalnego, sekretarza, możesz nalegać na uprzejmą i piękną odmowę przez telefon.

Zalecenia dotyczące prawidłowej i prawidłowej odmowy dla wnioskodawcy.

• Nie wykraczaj poza biznesowe cechy kandydata. Wszelkie ślady wyglądu, płci, wieku, rasy będą traktowane jako dyskryminacja. Dyskryminacja może spowodować skierowanie wnioskodawcy do sądu.
• Nie obiecuj zatrudniania w przyszłościjeśli jest to prosta próba złagodzenia awarii.
• Uważaj na błędy ortograficzne, gramatyczne i interpunkcyjne, które są również częścią twojego doświadczenia.
• Nie pisz bardzo długich tekstów. Merytoryczne i zwięzłe – tak napisać odmowę.
• Jeśli posiadasz informacje o miejscu, w którym kandydat może ubiegać się o stanowisko, daj mu znać w innym liście lub zadzwoń.
• Koniecznie zakończ tekst przyjazną nutą.