Macierz Eisenhowera — właściwe wykorzystanie czasu

W naszym szalenie szybkim wieku wydaje się, że czas nie tylko płynie, ale leci z prędkością ponaddźwiękowego samolotu. W takim cyklu wydarzeń i dni, obciążonych masą czynów i planów, często nie jesteśmy w stanie zrealizować nawet połowy tego, co zaplanowano. I chcę zdążyć na wszystko. Jak prawidłowo wykorzystać czas za pomocą matrycy Eisenhowera, rozważymy bardziej szczegółowo.

Mamy tylko czas. Dobrzy czy źli żyjemy naszym życiem bezpośrednio zależy od tego, jak i na co spędzamy wyznaczony nam czas. A ci, którzy marzą o tym, by dużo zrobić na swojej drodze, z reguły uczą się, jak efektywnie zarządzać swoim czasem. Zarządzanie czasem (zarządzanie czasem) to nic innego jak planowanie. To właśnie pomaga przestać martwić się gorzkim poczuciem, że czasu jest mało, że go bardzo brakuje i że nie ma czasu na nic.

Dawno, dawno temu słynny amerykański przywódca wojskowy i polityczny Dwight David Eisenhower, który był jednocześnie prezydentem Stanów Zjednoczonych, poważnie zajął się poszukiwaniem rozwiązania problemu efektywnego planowania. I udało mu się znaleźć rozwiązanie tego problemu, nawet wymyślił własne system zarządzania czasem.

Tak się złożyło, że ludzki mózg łatwiej i lepiej odbiera uporządkowane informacje, czyli wprowadzone do pewnego systemu, rozbite na półki. Jednocześnie fajnie byłoby zwizualizować te półki, uczynić je wizualnymi, na przykład za pomocą pewnego rodzaju diagramów lub diagramów.To właśnie ta zasada rozkładu przypadków leży u podstaw macierzy Eisenhowera, która jest jedną z wiodących metod teorii efektywnego zarządzania czasem.

Wizualizacja planu spraw i działań za pomocą matrycy jest bardzo prosta. Narysuj kwadrat na papierze, podziel go dwoma prostopadłymi liniami na cztery równe marginesy. Powinieneś otrzymać okno z kratą w formie krzyża. Te pola podzielą twoje sprawy na 4 grupy, z których każda będzie zależeć od oznak ważności / nieistotności i pilności / niepilności. Pola utworzone z przecięcia linii nazywane są kwadrantami (pojęcie matematyczne) i są oznaczone w następujący sposób:

• Kwadrant A (ważne i pilne zadania);
• Kwadrant B (ważne, ale nie pilne zadania);
• Kwadrant S (nie ważne, ale pilne zadania);
• Kwadrant D (zadania nieważne i niepilne).

Matryca Eisenhowera ma zarówno zalety, jak i wady. Opiszmy oba i zacznijmy od korzyści.

• Pomimo swojej nazwy „macierz”, która sugeruje coś złożonego, system jest w rzeczywistości bardzo łatwy do zrozumienia i zastosowania bez żadnych trudności.
• Sprawy, cele i zadania są podzielone tylko na 4 kategorie, co pomaga lepiej się w nich poruszać.
• Podział zadań według kryteriów pilności i ważności pozwala zepchnąć sprawy niepilne i nieważne na dalszy plan, tym samym wysuwając na pierwszy plan te ważne i pilne. W ten sposób odbywa się analiza i filtrowanie spraw. Ci, którzy w ogóle nie muszą spędzać czasu, są eliminowani.
• Główną zaletą jest to, że macierz pozwala maksymalnie usprawnić nakłady czasowe, co z kolei umożliwia wykonanie wszystkiego na czas.

Ten system ma również wady.

• Matryca jest nieskuteczna w planowaniu długoterminowym. Nadaje się do prowadzenia spraw bieżących lub obliczonych na najbliższą przyszłość.
• Gdy nie ma codziennych celów, nie ma potrzeby stosowania takiego systemu.
• Aby efektywnie wykorzystać macierz, musisz szybko i dokładnie rozdzielić cele na grupy. Aby to zrobić, konieczne jest zrozumienie, któremu z nich można przypisać „ważny” stopień, a które cele nie są bardzo ważne, które należy pilnie zrealizować, a które są opcjonalne. Takie szkolenie wymaga czasu, to znaczy matryca nie zaczyna „pracować” dla ciebie od razu, ale to jest minus.
• A w wyniku poprzedniego akapitu mogą wystąpić błędy z dokładnością przypisywania spraw do określonego statusu.

Rozważmy bardziej szczegółowo każdą ćwiartkę macierzy.

Jeśli jesteś mistrzem planowania, kwadrant A będzie pusty. Jeśli są w nim przypadki, oznacza to twoją słabą organizację. Przyznajesz wykształcenie w sprawach pośpiechu i blokad. Powodem tego obrazu jest z reguły lenistwo.

Albo możesz niewłaściwie ustalać priorytety. Oczywiście czasami takie sytuacje są dopuszczalne, ale gdy obserwuje się to systematycznie, to po prostu trzeba popracować nad osobistą samodyscypliną. Aby uniknąć „uregulowania” mody w kwadrancie A, konieczne jest terminowe radzenie sobie z zadaniami wpisanymi w pozostałych polach.

Ale wciąż można zrobić małą listę rzeczy do zrobienia w kwadrancie A. To może być:

• problemy zdrowotne;
• czyny, których niepowodzenie może wywołać pojawienie się problemów, pogorszyć jakość życia, zagrażać dobrobytowi w rodzinie i pracy;
• przypadki, których niepowodzenie znacznie skomplikuje drogę do osiągnięcia głównych celów lub doprowadzi do ich niepowodzenia;
• wyjście z różnych sytuacji awaryjnych i kryzysowych.

Jeśli mimo wszystko masz dużo punktów w tym kwadrancie, rzuć wszystkie wysiłki, aby je wyeliminować. I nie zapominaj, że wykonanie niektórych punktów z listy ważnych i pilnych można przeredagować, oddelegować do jednej z zaufanych osób, nie trzeba dźwigać całego ciężaru wszystkich spraw tylko na siebie.Takie podejście pomoże ci szybciej poradzić sobie z pełnią kwadrantu A.

Z obserwacji wynika, że ​​osoby preferujące rozwiązywanie problemów z kwadrantu B odnoszą największe sukcesy, szybciej wspinają się po szczeblach kariery, są najlepiej prosperujące finansowo, nie brakuje im czasu i prowadzą harmonijne, satysfakcjonujące życie. Zadania niepilne należą do kategorii najbardziej obiecujących i priorytetowych, a jeśli dana osoba zwraca na nie główną uwagę, wszystko idzie mu dobrze.

Należy pamiętać, że brak pilności w grupie B prowadzi niekiedy do opóźnienia w realizacji nakreślonych punktów i migrują do grupy A, gdzie będą już wymagały szybkiej reakcji. Jeśli ważne, ale niezbyt pilne zadania rozwiążesz stopniowo i regularnie, proces ten będzie spokojny i wydajny. Musisz podejść do tego rodzaju biznesu odpowiedzialnie, a brak pilności pozwala w pełni kontrolować postępy w sprawie, doprowadzić wszystkie szczegóły do ​​ideału, jasno przemyśleć wszystkie kroki, a tym samym ostatecznie uzyskać produktywny wynik.

Matryca Eisenhowera przede wszystkim uczy nas prawidłowego ustalania priorytetów. Oznacza to, że najważniejszą rzeczą w planowaniu jest umiejętność odróżnienia ważnych rzeczy, które prowadzą do wielkich celów, od drugorzędnych. Zadania, które należy zaliczyć do grupy C nie są ważne, w istocie odwracają uwagę od głównych celów sprawy, nie przyczyniają się do postępu, a wręcz przeciwnie, spowalniają proces rozwoju. Często przeszkadzają w koncentracji na osiąganiu ważnych celów i tym samym zmniejszają skuteczność czasu przeszłego.

Nie myl spraw pilnych z pola C, które są nieistotne, z pilnymi sprawami z pola A, które są po prostu niezwykle ważne. To z reguły prowadzi do tego, że naprawdę ważne pozostaje w tle. Żywym przykładem takiej sytuacji mogą być spotkania narzucone przez kogoś z zewnątrz, które nie są dla Ciebie konieczne, lub puste długie rozmowy, chodzenie na przyjęcia i uroczystości, na które zaproszenia pochodzą od osób, które Cię nie interesują, niektórzy prace domowe, awaria sprzętu AGD i tym podobne. Tak, trzeba to zrobić pilnie, ale rozwiązanie tych zadań nie jest koniecznością życiową, a ich niepowodzenie nie pociąga za sobą kłopotów.

Zajęcia z tej grupy nic nie dają, wręcz przeciwnie mogą zaszkodzić. Należy próbować odłożyć je na później i lepiej je całkowicie zignorować. Ale wroga trzeba poznać wzrokiem – zdecydowanie warto zrobić listę takich „szkodników” w polu D, bo to właśnie te czynności „pożerają” nasz czas. To właśnie te przypadki są tak kuszące i atrakcyjne dla wielu ludzi swoją prostotą i obiecują dać relaks i przyjemność, spędzenie czasu w słodkiej błogości.

Takie cechy tych „przypadków” stwarzają ogromną pokusę, by zająć się nimi w pierwszej kolejności i niech, jak mówią, cały świat poczeka. Wydostanie się z wiru takich pseudo-przypadków może być niezwykle trudne, ponieważ naprawdę przyciągają one osobę. Ale nie można porzucić prób zniszczenia nawyku angażowania się w nie.

Działania te obejmują:

• rozmowy o niczym, puste, nic nie znaczące rozmowy (zarówno przez telefon, jak i osobiście);
• to samo co rozmowy z poprzedniego akapitu, korespondencja w komunikatorach, sieciach społecznościowych, wszelkiego rodzaju czatach;
• oglądanie filmów, seriali, programów telewizyjnych, które nie niosą ładunku semantycznego, odwracając uwagę od poważnych problemów i spraw wywołujących różne negatywne emocje;
• gry komputerowe i inne (nie edukacyjne).

Odpoczynek dla ciała i duszy jest niewątpliwie potrzebny, ale istnieje wiele innych przydatnych sposobów na jego ćwiczenie:

• czytanie dobrej literatury;
• wizyty na wystawach, teatrach i muzeach;
• gry rozwijające inteligencję;
• zajęcia na basenie, siłowni, wyjazdy na lodowiska, wyjazdy za miasto na naturę, podróże itp.

Jeśli nie możesz całkowicie wykorzenić szkodliwych działań z grupy D ze swojego życia, to postaraj się je przynajmniej opóźnić, zwróć na nie uwagę dopiero wtedy, gdy zakończą się sprawy z grupy A i B. Staraj się jednak skrócić czas jak najwięcej wydać na „puste” czynności…

Istnieje duże prawdopodobieństwo przypisania sprawy do niewłaściwej grupy. To jest główny problem w budowaniu hierarchii naszych priorytetów. Aby łatwiej sobie z tym poradzić, musisz nauczyć się odpowiadać na dwa pytania za pomocą dwóch słów – „tak” lub „nie”. Na przykład: „Czy ukończenie tej sprawy pomoże mi zbliżyć się do mojego głównego celu?” Odpowiedź „tak” oznacza wagę sprawy, odpowiedź „nie” oznacza nieważność.

„Jeśli teraz nie rozwiążę tego problemu, czy jutro straci on na znaczeniu?” Odpowiedź „tak” oznacza pilność sprawy, odpowiedź „nie” nie jest pilna. Po ustaleniu w ten sposób kategorii dla każdej lekcji, najpierw rób rzeczy z grupy A, a następnie z grupy B.

Najlepszym momentem na stworzenie matrycy jest rozpoczęcie nowego dnia. Zastanów się dokładnie, jakie zadania czekają Cię w najbliższej przyszłości i spisuj je w formie regularnej listy. Następnie przetestuj każde z powyższych pytań i umieść je w polach zgodnie z odpowiedziami. Nie zapomnij wspomnieć o najmniejszych i najbardziej nieistotnych rzeczach, które po prostu marnują nasz czas.

Całkowita liczba zadań jest ustalana samodzielnie. Po podzieleniu spraw na odpowiednie kategorie można zapisać w notatniku lub stworzyć w organizerze telefonu zwykłą wygodną listę w porządku malejącym od pilności i ważności, tak aby pierwsze na liście były sprawy z grupy A, drugie z B, trzecie z C, a z D wcale nie musisz tego zapisywać. Pamiętaj, że zadania z grup A i C należy delegować rodzinie, przyjaciołom, współpracownikom lub podwładnym. Ale grupa B – to rzeczy, które warto robić samemu.

Każdy, kto tego potrzebuje, może skorzystać z matrycy Eisenhowera. To dobrze, bo przyda się w równym stopniu wszystkim, bez względu na wiek i status społeczny: szefom organizacji i przedsiębiorstw, zwykłym robotnikom i pracownikom, gospodyniom domowym, studentom i dzieciom uczącym się w szkołach.

Spójrzmy na przykład, jak mogą wyglądać codzienne zapisy Eisenhowera.

Grupa spraw pilnych i ważnych:

• odwieź samochód do serwisu w celu naprawy, ponieważ potrzebuję go do pracy;
• składać kwartalne sprawozdanie;
• rozwiąż problem z kartą bankową.

Grupa spraw niepilnych, ale ważnych:

• opracować nowy temat i nakreślić główne kierunki nowego projektu;
• Rzuć palenie;
• uczyć się angielskiego;
• kup karnet na siłownię.

Grupa spraw pilnych, ale nie ważnych:

• iść na rocznicę San Sanych z działu prawnego;
• pogratuluj wszystkim w sieciach społecznościowych pierwszego dnia wiosny.

Grupa spraw niepilnych i nieistotnych:

• posprzątaj szafę;
• demontować rzeczy na antresoli;
• obejrzyj serial;
• bawić się papugą.

Matrycę Eisenhowera można porównać do systemu oczyszczania, filtra, który pozwala pozbyć się niepotrzebnych rzeczy. Na początku być może będziesz musiał ją komponować codziennie, ale wraz z gromadzeniem doświadczenia zaczniesz wyczuwać na poziomie intuicji, który biznes należy do której kategorii. A gdy tylko opanujesz taki system zarządzania czasem i nauczysz się go efektywnie wykorzystywać, a także prawidłowo rozdzielać sprawy na kwadranty, od razu poczujesz przypływ wolności.Zaczniesz mieć czas na zrobienie wszystkiego na czas i jednocześnie nie spieszysz się, Twoje życie wróci do normy, cele, które wydają się nieosiągalne, zaczną się nagle osiągać. A będzie gwarantowana obecność doskonałej kondycji i dobrego humoru, energii i witalności.

Dyscyplina to podstawa sukcesu. Z pewnością zwróciłeś uwagę na takich ludzi, którzy nie mają takich cech, są w niekończącym się wirze niekończących się „spraw”, cały czas robiąc coś pustego, bezsensownego, ale według ich twierdzeń jest niemożliwie ważne. A widok tych ludzi jest nieustannie zmęczony, zużyty, zagubiony, nieszczęśliwy. Zawsze są zirytowani, wybredni i niespokojni.

Jeśli nie chcesz tak być i nie chcesz wywoływać w ludziach jedynie współczucia i litości, to musisz działać na zasadzie odwrotnej. Jeśli wszystko im się przytrafia i chcesz odwrotnych rezultatów, musisz działać w odwrotny sposób. Mianowicie: uporządkować dyscyplinę, opanować techniki samoorganizacji, trzymać się jasnych planów, harmonogramów i reżimów, jasno zrozumieć, kiedy i co robić, a co najważniejsze, po co to wszystko, jaki jest cel. A matryca Eisenhowera będzie dla Ciebie doskonałym pomocnikiem w tych sprawach.

W końcu nie bez powodu jej założycielka, której nazwisko nosi, zdołała zbudować tak zawrotną karierę i stać się jednym z najbardziej znanych i lubianych prezydentów narodu amerykańskiego, a także odnoszącym sukcesy dowódcą wojskowym. A wszystko to pomimo tego, że ten wielki człowiek urodził się w biednej rodzinie. Możesz śmiało brać przykład z takich osób i korzystać z narzędzi, które wymyślili.