Zarządzanie czasem: jak zrobić wszystko na czas?

Wiele osób cały czas narzeka na brak czasu. Chcę mieć czas na wykonanie wielu zadań, ale nic się nie dzieje. Z tego narasta napięcie nerwowe, pogarszają się relacje z bliskimi. Jeśli nic nie zostanie zrobione, czas upłynie jak piasek. A wtedy możesz stracić wszystko, co najcenniejsze: pracę, przyjaciół, rodzinę. Aby temu zapobiec, musisz nauczyć się dystrybuować swój potencjał w zakresie robienia różnych rzeczy we właściwy sposób.

Planowanie czasu to bardzo specyficzny proces. Składa się kontrolować czas, jaki jednostka poświęciła na jakąkolwiek aktywność... Jednocześnie świadomie włączają w ten proces efektywność. Oznacza to, że stosuje się tutaj takie metody, jak wyznaczanie celów, monitorowanie kosztów i ustalanie priorytetów. Zarządzanie czasem to sztuka niezbędna do rozwoju każdej firmy.

Czynnik ten obejmuje takie pojęcie jak: brak czasu pracy. Występuje, gdy aktywny proces jest zorganizowany w sposób niepiśmienny. Wpływa to na jakość i wydajność pracy.

Problemy z czasem w pracy pojawiają się wtedy, gdy w gruncie rzeczy niektóre ważne zadania nie są rozwiązane.

• Kiedy osoba nie zna jasnego harmonogramu nadchodzący dzień pracy.
• Kiedy planowane prace nie są wykonywane w terminie, w wyniku czego aktywne momenty nakładają się na siebie. W takim przypadku dana osoba jest zmuszona do wypełniania obowiązków służbowych w domu. A to oznacza, że ​​przesuwa się czas przeznaczony na zaspokojenie potrzeb domowych (pranie, sprzątanie).
• Dzieje się tak w rezultacie rozproszenie sił. Wtedy pewne punkty pozostają bez należytej uwagi.
• Nieważne sprawy odwracać uwagę od głównej pracy.
• Człowiek ciągle w pośpiechu dlatego bardzo zmęczony.
• Jeśli pracownik nie odpowiada zajmowanemu stanowisku, wtedy też ma problemy z czasem.
• Kiedy nie ma motywacji do pełnoprawnej pracy.
• Indywidualny nie może pogodzić swoich potrzeb z możliwościami.

Dla każdej osoby jest jasne, że nie można zarządzać czasem, ale można go efektywnie wykorzystać.

Termin ten oznacza również rozliczanie, alokację i szybkie przybliżone projektowanie wszystkich zasobów czasowych.

Kiedy żyjesz zgodnie z zasadą „rób więcej, a pracuj mniej”, życie staje się bogate. Można rozwinąć umiejętność zarządzania czasem.

Kiedy dana osoba stara się omówić wszystko na raz, nie zawracając sobie głowy planowaniem i przejmowaniem kontroli nad sytuacją, z czasem pojawiają się problemy. Wtedy wydaje mu się, że cenne godziny mijają i marnują się.

Dlatego konieczne jest fundamentalne podejście do procesu rozdziału sił i zasobów, które przyczyniają się do realizacji różnych spraw. Jeśli wszystko jest odpowiednio rozłożone, to wszystko da się zrobić na czas.

To zdecydowanie ważny punkt. Trzeba zacząć od stworzenia do tego odpowiedniego środowiska. Jeśli mówimy o miejscu pracy, to tutaj przede wszystkim powinieneś otocz się przyjemnymi rzeczami i usuń wszystkie niepotrzebne rzeczy z oczu. Dotyczy to zarówno momentów materialnych, jak i niematerialnych.

Nad stołem można zamontować specjalną tablicę z magnesami. Każdego dnia będziesz musiał sporządzić plan realizacji różnych czynności, w którym wszystko będzie kalkulowane w kilka minut.

I pamiętaj, że te działania to planowanie długoterminowe. Musisz się do tego przyzwyczaić. Skoncentruj się na swojej pracy, a nie będzie to dla ciebie ciężarem.

To samo można powiedzieć o codziennych obowiązkach domowych. W tym przypadku również warto sporządzić konkretny plan. Dlatego stwórz go i umieść za pomocą magnesu na lodówce.

Załóżmy na przykład, że planujesz zrobić brudne pranie wieczorem po pracy. Współcześni ludzie używają specjalnych maszyn. Dzięki temu nie musisz tracić czasu na samo pranie. W tej sprawie najważniejsze, aby nie zapomnieć o realizacji planu, czyli: załaduj pranie i włącz urządzenie. A potem sam wykona całą pracę. W międzyczasie pranie będzie prane w pralce, można przyszyć oderwany guzik lub obrać ziemniaki.

Musisz nawet zaplanować, co zjesz na obiad. Potrawy, których gotowanie zajmuje bardzo dużo czasu, najlepiej odłożyć na weekend. W dni powszednie prostsze przepisy są w porządku.

Do spełnienia tego warunku niezbędne jest określenie kluczowych obszarów działalności. Na przykład, spróbuj wybrać najbardziej pilne zadania i umieścić je na pierwszej liście.

Na przykład w nadchodzącym miesiącu chcesz przepełnić plan i poprawić swoje wyniki. Jeśli jesteś kierownikiem sprzedaży, to musisz wyznaczyć sobie cel, a mianowicie: zadzwonić z różnymi ofertami nie tylko już utworzoną bazę klientów, ale także przyciągnąć do tego procesu jeszcze więcej osób zainteresowanych Twoją działalnością.

Do tego potrzebujesz wskazać przybliżoną wielkość rentowności, która niewątpliwie wzrośnie w wyniku podjętych działań. To będzie Twój cel i jednocześnie oczekiwany rezultat.

Mniej więcej te same czynności można wykonać, jeśli chcesz mieć czas na wykonanie pewnych zadań w nadchodzącym miesiącu, które poprawią Twoje życie i zrealizują cele osobiste, na przykład remont mieszkania na wakacjach.Często zdarza się, że ludzie zaplanowali jedną rzecz, ale wynik jest zupełnie inny.

Pierwszy punkt to koszty gotówkowe. Zdecyduj się na nich. Następnie zapisz szczegółowo wszystkie czynności, które należy wykonać i zwizualizuj wynik. Aby to zrobić, możesz powiesić rysunek na lodówce, który wskaże całą wykonaną pracę.

Na przykład pierwszego dnia wakacji zamówisz wszystkie niezbędne materiały, które zostaną użyte do wykończenia. Jeśli musisz przeznaczyć na to więcej czasu, przydziel go.

Otrzymanie zamówienia ze sklepu ze sprzętem zajmie kolejny dzień. Należy sprawdzić wszystkie niezbędne elementy i ustalić ich tymczasową lokalizację. Zastanów się dokładnie nad tym pytaniem i zdecyduj o wyniku wykonanej pracy.Następnie zaplanuj wszystkie swoje działania w kolejności. Na przykład po całkowitej gotowości do naprawy pod względem importowanych materiałów, każdego dnia spisuj pod kątem samodzielnego wykonywania prac domowych.

Nagle coś idzie nie tak, a jedna z manipulacji zajmie trochę więcej czasu niż wcześniej planowano. Na przykład możesz źle się czuć, a powrót do zdrowia potrwa kilka dni.

To wydarzenie musi być przeprowadzone w najbardziej ostrożny sposób. Najlepiej zrobić to na kartce papieru i umieścić ją w najbardziej widocznym miejscu.

I pamiętaj, że zasady te powinny dotyczyć zarówno obowiązków zawodowych, jak i prac domowych. Dla tych, którzy są trochę roztargnieni, musisz zaplanować wszystkie działania co minutę. Aby nie zapomnieć, że jesteś ograniczony czasowo, umieść „przypomnienia” na telefonie lub budziku. Po wykonaniu zadania skreśl je z listy.

Ten ważny punkt należy wykonać ze szczególną ostrożnością, w przeciwnym razie zużyjesz maksimum energii, zmęczysz się, zmarnujesz czas, a cel nie zostanie osiągnięty.

Po obiedzie będziesz zadowolony ze swojej pracy. Ten czynnik złagodzi stres i przygotuje Cię na pozytywy.

W pracy ta opcja jest koniecznością. Oprócz ogólnego planu działania opracuj jeszcze jeden - dodatkowy. W planie wyznaczania celów zaznacz punkty, które musisz wypełnić „tu i teraz”. A potem niech wszystko pójdzie w porządku malejącym według ważności.

Załóżmy, że już zacząłeś planować, co oznacza, że ​​już wiesz, ile czasu zajmuje konkretna praca. Dzięki temu możesz łatwo decydować o czasie, który musisz przeznaczyć na konkretne wydarzenie.

Oczywiście, jeśli przekroczysz swoje granice, nie uzyskasz oczekiwanych rezultatów po czynności zwanej planowaniem czasu. Wszystko to stanie się z banalnego powodu. Tyle, że twój mózg to tak zwany komputer. Jeśli jego funkcje są wygórowane, po prostu zawiedzie, a zamiast efektywnej pracy dostaniesz stresującą sytuację.

Każdy, nawet bardzo zajęty człowiek, powinien poświęcić czas na swoje osobiste potrzeby.

Dzięki temu działaniu odpoczniesz i zadbasz o swój wygląd.

Jest ich bardzo dużo, ale najpopularniejsze to matryca Eisenhowera i tak zwany pamiętnik Stephena Coveya. Rozważmy je w kolejności.

Pierwszy to Macierz Eisenhoweraumożliwienie korzystania z metod samoorganizacji. Projektant matryc zawsze był bardzo zajęty, więc wymyślił matrycę, która pomoże Ci maksymalnie wykorzystać czas. Ten wynalazek wygląda jak 4 kwadraty z podstawą w postaci dwóch osi. Każdy z nich rejestruje czynności do wykonania. W ten sposób powstaje diagram, który pokazuje, które rzeczy należy zrobić najpierw, a które później.

Dział „A” zawiera zawsze pilne sprawy, które należy załatwić w ciągu dnia. Pamiętaj, że ta sekcja powinna być prawie zawsze pusta. Jeśli często się zapełnia, będzie to oznaczać, że jesteś niezorganizowaną osobą.

Sekcja „B” składa się z niezbyt pilnych, ale bardzo ważnych spraw. Sprawy opisane w tej sekcji powinny zawsze mieć najwyższy priorytet. Uważa się, że jeśli prowadzisz biznes tylko z tej sekcji, osiągniesz wielki sukces w swoich działaniach.

Sekcja „C” obejmuje wprowadzenie przypadków, które mogą odwracać uwagę od głównej działalności. Utrudniają koncentrację. Są to różne imprezy świąteczne, spotkania z nieważnymi ludźmi i tym podobne.

Sekcja „D” zawiera te rzeczy, których generalnie nie warto robić. „Zjadają” cenny czas. Są to rozmowy ze znajomymi, niepotrzebna korespondencja w sieciach społecznościowych i wiele więcej.

Przy odpowiednim użyciu matrycy nauczysz się nie rozpraszać drobiazgami i prawidłowo zarządzać swoim czasem.

Istnieją inne techniki, na przykład Dziennik Stephena Coveya. Jego zastosowanie uczy ustalania priorytetów. Jeśli skorzystasz z porad autora, możesz zdobyć umiejętności bardzo efektywnej osoby. Z dziennika dowiesz się, co oznacza termin „zarządzanie czasem” i jak osiągane są cele priorytetowe. Aby to zrobić, musisz zastosować czteropiętrową metodę planowania. Obwód ma kształt trójkąta. Dzielimy go na 4 części i zaczynając od góry wpisujemy do każdej części:

• planuj codziennie;
• planuj co tydzień;
• wyznaczone cele;
• zdefiniuj wartości.

Stworzy to Twoją osobistą piramidę produktywności. Przyjrzyjmy się teraz każdemu przedmiotowi z osobna.

• Pierwsza pozycja zawiera definicja wartości. DTe rzeczy są dla nas najważniejsze. Na nich składa się całe nasze życie. Dlatego znajdują się u samej podstawy piramidy.
• Po tym punkcie przychodzi następny. Dopasuj się do tego zamierzone cele
• Wiele osób, planując sprawy, umieszcza między nimi znak równości. Nie możesz tego zrobić. Jeśli chcesz wyróżnić największą ich liczbę, zaplanuj swoje działania co tydzień. Zrób tak zwany kompas tygodniowy. Jego główne pytanie powinno dotyczyć ważnych spraw w tym tygodniu.
• A szczytem produktywności jest pozycja „planuj codziennie”... W tym miejscu sprawdzasz wcześniej zarysowane umowy, tworzysz realistyczną listę rzeczy do zrobienia i ustalasz priorytety.

Podsumowując, zauważamy, że musisz żyć zgodnie ze swoimi głównymi wartościami. W tym celu konieczne jest ich wyjaśnienie.

Następnie określ swoje osobiste zobowiązania. Aby to zrobić, podziel cel na kilka części.

Zrozumienie, że doba ma tylko 24 godziny, pomoże rozwiązać ten problem. NSten czas musi być podzielony w określony sposób.

• Dzień roboczy trwa około 8 godzin... Spośród nich około 5 godzin uważa się za najbardziej efektywne. Pozostały czas zwykle poświęca się na mało efektywne działania. Rozmowy między pracownikami, rozmowy telefoniczne na abstrakcyjne tematy i nie tylko.
• Przerwa obiadowa trwa 1 godzinę.
• Do do pracy i z powrotem, niektórzy spędzają pół godziny, a inni nawet 3 godziny.
• Kiedy osoba wraca do domu, kontynuuje do realizacji prac domowych. Zajmują około 5 godzin.

W wyniku prostych obliczeń widzimy, że osoba zajęta ma bardzo mało czasu na sen.

Nie możesz się obejść bez wycieczki do sklepu. Aby przygotować jedzenie, musisz kupić artykuły spożywcze. Mimo to zdarzają się przypadki, które można nazwać „pustymi”. Rozważmy je w kolejności.

• Zakupy bez pieniędzy. Takie wyjazdy prowadzą do zmęczenia zarówno psychicznego, jak i fizycznego. Jesteś sfrustrowany brakiem pieniędzy i bardzo się męczysz. Po takich obciążeniach efektywna aktywność spada.
• Oglądanie programów telewizyjnych, które nie zawierają żadnych informacji semantycznych.
• Korespondencja lub inna komunikacja w Internecie... To często pusta rozmowa.

Ta lista to znacznie więcej niż wymienione punkty. I wiele niepotrzebnie i niepotrzebnie traci cenne godziny, które można by przeznaczyć na inne, ważniejsze sprawy.

Następnie konieczne jest „zajęcie się umysłem” i opracowanie technologii dystrybucji czasu. Powinna zainteresować wszystkich bez wyjątku. A nawet kobiety na urlopie macierzyńskim i gospodynie domowe.

Przyjrzyjmy się teraz konkretnym wskazówkom.

• Zdobądź prosty notatnik gdzie wszystkie Twoje codzienne zadania będą rejestrowane punkt po punkcie. Pomoże Ci to w prawidłowym zorganizowaniu działań.
• Możesz użyć metodą programowania neurolingwistycznego. Mianowicie: trzeba znaleźć moment, który może przygotować Cię do pracy. Ćwiczenia tego rodzaju implikują pojawienie się pewnego rodzaju „kliknięcia”. Na przykład za każdym razem, gdy zaczynasz pracę, używaj tej samej ulubionej muzyki. Z biegiem czasu przyzwyczaisz się do tego, jak również do pracy. Pewna melodia będzie związana z pracą zawodową.
• Pamiętaj, aby odpocząć. Uwierz mi, jeśli zmęczona osoba jest zmuszana do pracy, to skuteczność jego działań jest znacznie zmniejszona.
• Kolejna technika, którą wymyślili Francuzi. Robić trudne zadania rano, a reszta po południu.

Efektywne wykorzystanie czasu można kontrolować. Są na to pewne sztuczki.

• Głównym błędem jest planowanie każdej minuty dnia.... Należy wziąć pod uwagę nieprzewidziane okoliczności. Więc zostaw trochę wolnego czasu. Pozwoli Ci to przeznaczyć cenne minuty na rozwiązywanie nagłych problemów.
• Naucz się mówić „nie”, kiedy uważasz, że musisz. Czasami spotykasz ludzi, którzy próbują przerzucić swoje problemy na barki innych ludzi. Dlatego musisz umieć odmówić takim ludziom.
• Plan Twoje wakacje.